ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PERIKLANAN DALAM MENINGKATKAN PENDAPATAN PADA HARIAN PAGI JAMBI EKSPRES DENGAN MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN VISUAL BASIC 6.0

BAB I

PENDAHULUAN

1.1      Latar Belakang Masalah

Sebagaimana kita ketahui, iklan merupakan salah satu cara yang selalu ditempuh oleh setiap perusahaan untuk mengembangkan perusahaan dan juga untuk memasarkan produk yang dihasilkan pada khalayak ramai atau memberitahukan pada konsumen terhadap produk yang dihasilkan, yang mana ini adalah salah satu cara yang ditempuh dalam memasarkan produk atau marketing perusahaan.

Oleh sebab itu tentu semua perusahaan akan memerlukan jasa periklanan guna memasarkan produk yang dihasilkan kepada konsumen, yang mana jasa iklan ini merupakan salah satu cara yang sangat baik dalm mempromosikan produk yang disediakan oleh media informasi seperti media cetak yaitu koran-koran, majalah, dan media cetak lainnya, media elektronik yaitu televisi, radio, internet ataupun media lainnya. Salah satu media cetak di Jambi yang tentunya menyediakan layanan jasa periklanan adalah Harian Pagi Jambi Ekspres yang berkembang di kota Jambi. Karena banyaknya perusahaan yang membutuhkan jasa periklanan pada Harian Pagi Jambi Ekspres ini menyebabkan kesulitan dalam menyusun laporan dan informasi yang diinginkan sehingga pemimpin perusahaan sulit dalam mengambil langkah-langkah guna kemajuan perusahaan tersebut untuk membantu penyajian informasi dan pengolahan data iklan pada Harian Pagi Jambi Ekspres ini. Sistem pengolahan yang digunakan masih menggunakan MS.Word dan MS.Excel yang membuat terlambatnya laporan kepada pimpinan. Berdasarkan uraian diatas, penulis mencoba memberikan solusi dalam pengolahan data periklanan yang disusn dalam bentuk skripsi dengan judul :

“ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PERIKLANAN DALAM MENINGKATKAN PENDAPATAN PADA HARIAN PAGI JAMBI EKSPRES DENGAN MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN VISUAL BASIC 6.0”

1.2  Perumusan Masalah

Permasalahan dari penelitian ini secara spesifik dapat dirumuskan sebagai berikut :

1.      Apakah dengan menggunakan aplikasi pemrograman Visual Basic akan dapat memberi hasil yang lebih baik dari yang sebelumnya dalam memperoleh data-data periklanan yang akan dibuat ?

2.      Apakah dengan diterapkannya sistem komputerisasi ini akan mempermudah dalam pembuatan laporannya ?

3.      Apakah dengan digunakan sistem baru ini akan mempercepat dalam pembuatan laporan kepada pimpinan ?

1.3  Ruang Lingkup Penelitian

            Didalam suatu organisasi baik itu perusahaan, yayasan atau organisasi lainnya mempunyai masing-masing bagian guna menjalankan  pekerjaan perusahaan sebagaimana mestinya. Begitu juga dengan skripsi ini, agar dalam pembahasan masalah tidak menyimpang dari tujuan yang diharapkan, maka sasaran pokok dalam skripsi ini adalah membahas tentang sistem informasi dalam pengolahan data periklanan pada Harian Pagi Jambi Ekspres di Jambi.

1.4    Hipotesa

Sesuai dengan permasalahan yang dihadapi oleh Harian Pagi Jambi Ekspres, maka penulis mencoba memberikan kesimpulan sementara, yaitu :

Dengan pemakaian sistem yang mengimplementasikan Visual Basic, maka akan memudahkan karyawan yang memiliki pekerjaan rangkap dalam melakukan pengolahan data untuk menghasilkan informasi periklanan yang cepat, dimana data tersebut dapat tersimpan dalam media penyimpanan seperti harddisk dan disket untuk menjamin keamanan data dan dapat meningkatkan kelancaran operasional pada divisi iklan.

1.5  Tujuan dan Manfaat

Adapun Tujuan penelitian yang penulis lakukan adalah sebagai berikut :

1.      Untuk mengetahui bentuk sistem pengolahan data iklan dan bagaimana    nantinya dalam penerapan dengan menggunakan sistem komputer.

2.      Dengan adanya sistem ini yang bisa menampung data-data yang masuk begitu banyak akan dapat tersimpan dalam satu database Visual Basic ini dengan baik. Manfaat dari penelitian ini diharapkan berguna bagi :

a.       Karyawan, dalam membuat laporan kepada pimpinan akan lebih cepat dan mempermudah dalam mengambil keputusan.

b.      Pimpinan, dengan adanya sistem baru ini pimpinan akan lebih mudah dalam mengambil langkah-langkah keputusan.

c.       Peneliti, agar dapat menambah ilmu yang didapat selama kuliah dan dapat diterapkan pada perusahaan.

d.      Peneliti yang akan datang, dalam penelitian yang akan datang agar dapat mengambil acuan dari skripsi ini.

1.6   Metode Penelitian

            Dalam melakukan penelitian dan penulisan skripsi ini, maka disini penulis menggunakan beberapa metode penelitian dalam mengumpulkan dan menganalisa data, yaitu :

1.      Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian lapangan yaitu suatu metode penelitian untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dengan cara langsung terjun kelapangan. Adapun teknik yang penulis pakai adalah :

a.       Wawancara (Interview)

Interview adalah pengumpulan data dengan melakukan wawancara kepada pihak-pihak terkait yang dapat memberikan informasi tentang data yang penulis butuhkan.

b.      Pengamatan (Observasi)

Observasi adalah tinjauan dan pengamatan yang penulis lakukan langsung pada tempat yang dijadikan objek penulisan skripsi ini yaitu pada Harian Pagi Jambi Ekspres.

             

2.      Penelitian pustaka (Library Research)

Dengan membaca buku-buku di pustaka serta bahan kuliah selama        mengikuti perkulihaan di Universitas Putra Indonesia “YPTK” Padang.

3.      Penelitian Laboratorium (Laboratory Research)

      Penelitian Laboratorium yaitu pengujian terhadap program-program yang dirancang dengan data sebagai acuannya untuk melakukan perbaikan-perbaikan sehingga kesalahan program tidak terdapat lagi.

          Adapun konfigurasi komputer yang penulis pakai adalah sebagai berikut

a.      Hardware

1.    Pentium IV 1,8 GHZ

2.   Monitor SVGA LG

3.    Board Asus P4BGL

4.    Harddisk 20 GB

5.    Memory 128 MB

6.    Floppy Disk 1,44 MB

 7.  CD-ROM LG 52 X

8.     Printer Canon S100SP  

b.      Software

1.    Windows XP Home

2.    Microsoft Office XP Professional

3.    Microsoft Visual Basic 6.0 Enterprise Edition.

 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1  Sejarah Berdirinya Harian Pagi Jambi Ekspres

Harian Pagi Jambi Ekspress berdiri pada tanggal 1januari 1999 dengan SIUPP: 732/SK/Menpen/SIUPP/1998 dan berada dalam naungan Jawa Pos Group. Jawa Pos Group sendiri merupakan salah satu media terbesar di Indonesia dan mempunyai jaringan hampir diseluruh Indonesia.

            Harian Pagi Jambi Ekspres merupakan hasil produksi dari PT. Jambi Ekspres Intermedia. Diawal terbit, Harian Pagi Jambi Ekspres meluncurkan tiras perdananya sebanyak 11000 eksemplar/hari. Memasuki usianya yang kelima tahun ini, Harian Pagi Jambi Ekspres mendapat respon positif dari masyarakat Jambi. Dengan dukungan manajemen pemberitaan Jawa Pos Group yang sudah dikenal dalam bidang pers diharapkan akan terus meningkat pada akhir tahun 2003 ini akan mencapai 39000 eksamplar/hari. Adapun isi dari Harian Pagi Jambi Ekspres ini terdiri dari Ekonomi, Bisnis, Opini, Internasional, Olahraga, Selebriti, Radar kabupaten dan Pro Sumatra.

2.2    Struktur Organisasi

Bagi suatu badan usaha swasta, baik skala kecil maupun besar selalu membutuhkan organisasi yang baik dan teratur yang nantinya dipakai sebagai wadah untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Tanpa suatu organisasi yang baik, maka perusahaan akan sulit mencapai tujuannya. Semakin besar suatu perusahaan atau organisasi, maka semakin kompleklah masalah yang dihadapi oleh perusahaan atau organisasi tersebut. Oleh karena itu diperlukan suatu pembagian fungsi dan tugas yang lebih luas dan harus dilakukan oleh orang-orang yang tergabung di dalamnya.

Adapun dilihat dari defenisi organisasi maka akan ditemui pendapat-pendapat yang diungkapkan oleh para pakar seperti :

 Prof. Dr. MR.S. Prajudi Atmosudirdjo, SH (1986), mengemukakan bahwa organisasi adalah “Suatu struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antar kelompok orang-orang yang bekerja sama secara tertentu ( melalui sistem ) untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan bersama.

Dari pengertian diatas organisasi  dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu:

1. Organisasi sebagai wadah ( Dalam arti Statis )
2. Organisasi sebagai proses ( Dalam arti Dinamis )

Yaitu berupa rangkaian kerja sama orang-orang secara efisien dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

   Dengan adanya struktur organisasi yang baik dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi pimpinan untuk mencapai tujuan serta dapat dijadikan suatu pedoman bagi setiap karyawan yang ada dalam suatu perusahaan agar tugas-tugas tersebut dapat dijalankan sesuai dengan perencanaan yang sudah ditentukan sehingga mempelihatkan batas-batas dari suatu wewenang atau tanggung jawab yang jelas dari masing-masing anggota.

Berdasarkan struktur organisasi yang ada, Harian Pagi Jambi Ekspres menggunakan struktur garis seperti gambar 2.1.

              STRUKTUR ORGANISASI  HARIAN PAGI JAMBI EKSPRES

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Harian Pagi Jambi Ekspres

Sumber : Arsip Harian Pagi Jambi Ekspress

2.3    Pembagian Tugas masing-masing bagian yang terkait

Berikut ini akan diuraikan tugas dan tanggung jawab masing-masing dalam Struktur Organisasi Harian Pagi Jambi Ekspres.

1.      Pimpinan Umum (Direktur)

A.    Pimpinan Umum (Direktur) adalah Direktur Harian Pagi Jambi Ekspres yang sekaligus juga sebagai penanggung jawab surat kabar Harian Pagi Jambi Ekspres.

B.     Dalam melaksanakan tugasnya ini, Direktur memegang policy/kebijaksanaan editorial manajemen dan bisnis manajemen dari Dewan Komisaris.

C.     Direktur dapat mengambil kebijaksanaan sesuai dengan policy pemerintah pada tingkat nasional dan daerah.

D.    Agar pelaksanaan editorial manajemen dan bisnis berjalan dengan baik, Direktur memimpin dan mengawasi tugas Pemimpin Perusahaan dan Pemimpin Redaksi.

E.     Direktur bertanggung jawab sepenuhnya kepada Dewan Komisaris.

2.      Pemimpin Perusahaan

A.    Pemimpin Perusahaan adalah kendali bisnis manajemen dari perusahaan.

B.     Menginventariskan semua barang-barang inventaris perusahaan.

C.     Mengurus dan membuat jadwal pembayaran Pajak, Kendaraan, PBB dan Reklame umum.

D.    Menentukan honor pihak ketiga.

E.     Pemimpin Perusahaan bertanggung jawab secara langsung kepada Pimpinan Umum (Direktur).

3.      Pemimpin Redaksi

A.    Pemimpin Redaksi adalah wartawan anggota PWI yang bertugas dan bertanggung jawab memegang fungsi editorial manajemen.

B.     Sebagai pemegang fungsi editorial manajemen, Pemimpin Redaksi berusaha menjadikan Harian Pagi Jambi Ekspres sebagai surat kabar yang disegani pembaca dan ditunggu, karena merupakan surat kabar yang menyajikan berita yang aktual dan terpercaya.

C.     Pemimpin Redaksi berusaha menentukan sasaran pembaca dan menyesuaikan isi surat kabar dengan selera pembaca tanpa mengurangi peranan pers dan misi serta policy yang diemban Dewan Komisaris.

D.    Berusaha meningkatkan mutu dan kemampuan perorangan para wartawan, baik reporter dalam kota maupun koresponden didaerah melalui diskusi dan penataran dan latihan.

E.     Meningkatkan peranan Harian Pagi Jambi Ekspres dalam pembinaan public opini Pemimpin Redaksi.

F.      Pemimpin Redaksi Bertanggung jawab sepenuhnya kepada Dewan Komisaris melalui Pimpinan Umum (Direktur).

4.      Redaktur Pelaksana

A.    Membuat perencanaan pemberitahuan dan spesifikasi halaman.

B.     Membuat perencanaan liputan-liputan dan Schedule pemuatannya.

C.     Menetapkan Deadline penerimaaan berita-berita dari wartawan dan koresponden.

D.    Mengatur pos-pos wartawan.

E.     Menetapkan target berita setiap wartawan.

F.      Membuat Penugasan pengajaran berita penting kepada koresponden atau wartawan.

G.    Memimpin rapat-rapat perencanaan liputan dengan koresponden atau wartawan.

H.    Memimpin rapat-rapat koordinasi penempatan berita dengan redaktur.

5.      Redaktur

A.    Membuat perencanaan produksi dan budgetting dengan aggaran yang disediakan.

B.     Menetepkan target-target Deadline produksi.

C.     Memimpin rapat-rapat koordinasi di Redaksi dan di Pra cetak.

D.    Mewakili pemimpin Redaksi untuk pertemuan ekstren dengan redaksi.

E.     Mempertimbangkan proposal reporter tentang liputan sebelum diajukan ke Pemimpin Redaksi dan Pra cetak.

F.      Membuat penilaian prestasi perorangan di Redaksi dan Pra cetak yang disetujui oleh Pemimpin Redaksi.

6.      Sekretaris Redaksi

A.    Merealisasikan setiap surat yang masuk maupun surat keluar secara langsung.

B.     Membalas surat-surat yang masuk ke Redaksi yang perlu dibalas.

C.     Membuat surat-surat yang telah disetujui oleh Pemimpin Redaksi.

D.    Membuat dan melaporkan hasil kegiatan/kerja kepada masing-masing Redaksi/Koresponden dengan secara rinci berdasarkan hasil laporan harian secara tertulis dan jelas.

E.     Mengajukan anggaran biaya perbulan mencakup honorarium bidang management, pimpinan dan manager keuangan.

7.      Bagian Pra Cetak

Bagian ini bertugas mendesain tata wajah koran (Layout), membuat grafis serta mencari refisi baru perusahaan koran agar menarik dan dapat dibaca.

8.      Bagian Iklan (Desain Iklan)

A.   Membuat desain iklan yang akan dimuat berdasarkan order.

B.   Membuat desain reklame promosi iklan.

C.  Membuat desain atas permintaan pemasang iklan dan Account           Executive.

D.  Melakukan koreksi iklan yang akan dimuat setiap harinya berdasarkan order iklan.

E. Menolak pemasangan iklan tanpa order yang jelas.

                                                                               

 BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

3.1.1 Sistem

Istilah sistem ini banyak dipakai, pada bab ini akan dijelaskan definisi sistem dengan penekanan pada konsep-konsep yang berarti.

Beberapa definisi sistem dikemukakan oleh para ahli diantaranya :

Gordon B.Davis dalam bukunya, Management Information System:  Conceptual foundation, Struktur and Development (hal. 81)1, menyatakan bahwa sistem terbagi atas 2 bagian yaitu Sistem  abstrak dan sistem  fisik.

Sebuah sistem abstrak adalah  “Susunan yang teratur , gagasan atau konsepsi yang saling tergantung”.

Sebagai contoh sebuah sistem teologi adalah sebuah susunan gagasan mengenai hubungan Tuhan dan manusia dan sebagainya.

Sistem yang bersifat fisik adalah  “Serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan”. Sebagai contoh sistem komputer yang merupakan peralatan yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan komputer.

Buch and Strater dalam bukunya, Information Sistem : Theory and Practice (1974. Hal. 9)2. Mendefinisikan Sistem sebagai berikut “Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian - bagian atau subsistem - subsistem   yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan”.

            Terdapat 2 pendekatan di dalam pendefinisian sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut  “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama - sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. ( Fitzgerald, 1981)3.

Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen suatu komponen mendefinisikan sistem sebagai berikut  “Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri dari dua buah atau lebih komponen atau subsistem  yang saling terjalin satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan”. ( Gusthung, 1983)4.

 

3.1.2  Informasi

Informasi sangat erat kaitannya dengan data. Informasi berasal dari data, dan data merupakan bahan mentah bagi informasi. Data–data  dibentuk dari lambang grafis. Lambang grafis ini dapat berupa alphabet, numerik atau     lambang–lambang khusus seperti : *, $ dan 1.

Beberapa pendapat ahli tentang definisi informasi diantaranya :

Gordon B. Davis dalam bukunya  yang berjudul: Management Information System (hal. 32), menyatakan ”Informasi adalah data yang telah di olah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima  dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan – keputusan sekarang atau keputusan yang akan datang.

Hendry C. Lucas  Jr dalam bukunya yang berjudul : The analisys, Design           and  Implematation of  Information System (hal. 4)5, menyatakan “Informasi adalah sesuatu yang nyata atau setengahnya yang dapat mengurangi derajat ketidak pastian tentang suatu keadaan atau kejadian”.

3.1.3  Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau information generation system.

Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang ada pada saat dilaksanakan  akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan dan untuk mengendalikan organisasi.

Informasi yang digunakan oleh suatu sistem informasi biasanya digunakan untuk beberapa kegunaan sehingga tidak mungkin dan sulit untuk menghubungkan suatu informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian informasi tidak hanya dinikmati oleh satu pihak di dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditafsirkan keuntungannya dengan suatu nilai mata uang, tetapi dapat ditafsirkan nilai efektivitasnya.

Kwalitas informasi tergantung pada 3 hal antara lain :

1.      Akurat

Informasi harus akurat dimana informasi harus bebas dari              kesalahan – kesalahan yang menyesatkan, akurat juga berarti informasi  harus jelas mencerminkan informasinya.

2.      Tepat waktu

Informasi harus tepat waktu dimana informasi tidak boleh terlambat datang bagi sipemakai, karena informasi yang usang tidak ada nilainya lagi, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.

3.      Relevan

Informasi harus relevan dimana informasi tersebut mempunyai mamfaat bagi pemakainnya, relevan informasi berbeda – beda untuk setiap orang.

Contoh : Informasi kerusakan diberikan kepada bagian akuntansi, hal ini kurang relevan dan akan lebih relevan jika diberikan kepada ahli teknik.

3.2 Sistem Komputer

Supaya komputer dapat digunakan untuk mengolah data, maka harus berbentuk sistem komputer. Tujuan pokok dari sistem komputer adalah mengolah data untuk menghasilkan informasi. Untuk itu diperlukan elemen – elemen yang mendukungnya, elemen – elemen dari sistem komputer tersebut adalah:

1. Hardware (perangkat keras / piranti keras) adalah  peralatan di sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dijamah.

2. Software (perangkat lunak / piranti lunak) adalah program yang berisikan perintah – perintah untuk melakukan pengolahan data.

3. Brainware adalah manusia yang terlibat didalam  mengoperasikan serta mengatur sistem komputer.

Ketiga elemen sistem komputer tersebut harus berhubungan dan membentuk satu kesatuan. Hardware tanpa adanya software, maka tidak akan berfungsi seperti yang diharapkan. Hardware yang sudah sudah didukung oleh software juga tidak berfungsi kalau tidak ada manusia yang mengoperasikannya.

Disimpulkan bahwa cara pelaksanaan pemecahan persoalan oleh komputer mengikuti cara pelaksanaan yang didukung oleh otak manusia, seperti :

-  Perintah                           Program

Untuk melaksanakan tugas baik oleh manusia maupun komputer      senantiasa adanya perintah yang dimengerti oleh manusia, demikian juga komputer akan melaksanakan tugasnya apabila adanya program

            -  Bahasa                      Program language

Bahasa adalah penting bagi manusia begitu juga bagi komputer, perintah  atau program  yang akan dimasukkan harus dalam bahasa yang dimengerti oleh kedua belah pihak, baik oleh manusia yang membuat program maupun komputer  yang menerima program tersebut.          

            -   Kertas atau tertulis                      Media input

Pelaksanaan tugas harus secara tertulis, ini banyak mempengaruhi hasil       yang  akan dicapai nanti apabila pelaksanaan tugasnya telah  selesai. Begitu juga komputer hendaknya program dinyatakan didalam suatu yang disebut media input (input device), dan dari media – media inilah komputer akan membaca program tersebut.

          -  Penterjemah                             Compiler

Perlu adanya penterjemah untuk menterjemahkan ke dalam bahasa   yang  dimengerti oleh manusia. Bagi komputer merupakan syarat yang harus ada  apabila akan menggunakan suatu komputer. Istilah compiler sama dengan  penerjemah yang menterjemahkan program yang dimasukkan ke dalam bahasa komputer.

          -   Urutan instruksi                     Logical unit

Pelaksanaan tugas harus mengerti benar mengenai urutan instruksinya.                                                 Di dalam peralatan komputer terdapat suatu unit yang akan mempelajarinya, yang dikenal dengan logical unit yang mempunyai kemampuan logika.

- Perhitungan                   Arithmatic unit

Mungkin saja di dalam perintah tersebut di atas  terdapat masalah yang harus dipecahkan dengan cara perhitungan. Oleh karena itu komputer juga mempunyai alat untuk menghitung yang dikenal dengan istilah arithmatic unit.

         -  Mengingat                  Storage atau memory

  Agar di dalam pemecahan masalah, data atau perintah yang telah                              dilaksanakan sebelumnya dapat diingat kembali. Untuk komputer mempunyai alat  menyimpan instruksi – instruksi yang pernah dibacanya.

        -  Pembimbing                     Operating system

  Bilamana tugas yang dibebankan yang merupakan masalah yang komplek yang terdiri dari beberapa bagian, perlu ada pembimbing. Hal tersebut bagi komputer telah disediakan di dalam suatu unit yang dikenal dengan nama operating system.

-   Data                 Data

Di dalam komputer harus mempunyai unsur – unsur, diantara lain adalah data. Data tersebut dapat disediakan oleh pemberi tugas, maupun oleh pelaksana tugas itu sendiri.

         -  Informasi tertulis                    Media output

Suatu komputer akan dapat menyelesaikan tugasnnya dengan cepat tanpa adanya kesalahan. Hasil yang dicapai berupa informasi berupa media media  input.

Demikianlah persamaan pelaksanaan tugas antara manusia dan komputer.

3.3 Konsep Dasar Pengolahan Data Iklan

Iklan adalah segala bentuk penyajian non-personal dan promosi ide, barang atau jasa oleh suatu sponsor tertentu yang memerlukan pembayaran. Periklanan  merupakan salah satu dari alat yang paling umum digunakan oleh perusahaan untuk mengarahkan komunikasi persuasif pada konsumen. Tujuan periklanan itu sendiri adalah untuk menginformasikan, membujuk dan mengingatkan bahwa produk tersebut dibutuhkan. Promosi terdiri dari kumpulan kiat insentif yang beragam, dirancang untuk mendorong pembelian suatu produk atau jasa tertentu secara lebih cepat.

Sistem pengolahan data sangat diperlukan sekali dalam membuat suatu laporan yang baik, karena hal ini akan menyangkut hasil keluaran serta kejelasan dari informasi yang akan dihasilkan. Dalam sistem pengolahan data harus mempunyai sistimatika kerja yang terstruktur  sehingga hasil yang didapat akan mencapai hasil yang maksimal.

Sedangkan sistem pengolahan data iklan yaitu sebagai satu kesatuan prosedur-prosedur yang terlibat dalam pengolahan data pemasangan iklan. Prosedur-prosedur tersebut dapat berupa prosedur penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penyiapan serta penyajian informasi yang akan diperlukan untuk mencapai tujuan dari sistem tersebut.

Untuk pengolahan data yang sangat besar maka orang lebih sulit untuk melakukan pengolahan data dengan cara manual, karena cara itu akan memerlukan waktu yang cukup lama dan tingkat ketelitian serta ketepatan yang kurang efisien, sehingga kurang tercapainya efisiensi dan efektifitas kerja yang telah ditentukan dan diharapkan. Oleh sebab itu pada saat ini telah ada peralatan yang dijalankan dengan cara elektronis untuk melakukan pengolahan data dengan cepat serta akurat. Proses pengolahan data tersebut dikenal dengan nama EDPS (Elektronic Data Processing System).

3.3.1 Tahapan Pengolahan Data Pemasangan Iklan

Di dalam melakukan pengolahan data, baik berupa pengoahan data yang dilakukan dengan cara manual ataupun dengan menggunakan metode-metode yang modern yaitu Komputer, maka tidak terlepas dari kegiatan yang mencakup hal-hal sebagai berikut :

1.      Orinating-recording (Perekaman)

Data yang akan diolah mestinya tertulis didalam suatu formulir, untuk dijadikan dasar dalam pengolahan selanjutnya. Langkah pertama dalam pengolahan data ini adalah penulisan data pada suatu formulir seperti sales tiket dan cek.

2.      Clasification (Klasifikasi)

Di dalam klasifikasi sering dibuat adalah dalam bentuk kode-kode seperti numeric code dan alphanumeric code, hal ini penting dalam pengolahan data nantinya.

3.      Sorting (Penyusunan)

Setelah data-data yang akan diolah diberikan klasifikasi maka data tersebut perlu diatur sedemikian rupa umpamanya diurutkan menurut kode klasifikasinya.

4.   Calculating (Perhitungan)

Pelaksanaan perhitungan data yang disebut calculating seperti contoh : perhitungan gaji yaitu, gaji pokok ditambah tunjangan dan dikurangi dengan potongan-potongan serta pajak. Langkah-langkah pelaksanaan kalkulasi sangat penting karena memerlukan ketelitin dan kecermatan.

5.       Summarizing (Penyusunan Laporan)

Untuk memungkinkannya analisa terhadap data ataupun informasi yang dihasilkan, maka perlu dilakukan penyimpulan serta pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai.

6.      Storing (Penyimpanan)

Penyimpanan data yang sejenis kedalam suatu file untuk bahan referensi yang akan datang. Namun perlu diingat bahwa media penyimpanan yang dipakai sangat bermacam-macam maka harus disesuaikan dengan metode dan peralatan yang digunakan didalam sistem pengolahan data seperti dokumen, tape dan disk.

7.      Retrieving (Pencarian)

Yaitu pengolahan yang dilakukan untuk pencarian data kedalam file. Cara pencarian data juga terdiri dari berbagai macam sesuai dengan cara penyimpanan terutama pengolahan data dengan menggunakan peralatan komputer.

8.      Reproducing (Pengadaan)

Seringkali data yang pernah kita miliki ingin diperbanyak sesuai dengan keinginan, hal inilah yang disebut Reproducing.

9.      Cummunicating (Pembagian)

Pelaksanaan data Communicating ini dilakukan sejak persiapan data hingga menghasilkan informasi.

       Pada langkah-langkah tersebut diatas, mungkin saja dalam pengolahan datanya tidak keseluruhan langkah-langkah tersebut dilaksanakan tetapi tergantung pada metode serta cara pengolahan datanya didalam menghasilkan informasi.

3.3.2 Siklus Pengolahan Data Iklan

Di dalam memproses pengolahan data, ada beberapa tahapan dasar yang dipakai didalam mengolah data seperti yang dikenal dengan siklus pengolahan data yang terdiri dari tiga tahapan yaitu :

-          Input

-          Processing

-         Output

Sebagai gambaran dari ketiga tahapan dasar yang membentuk siklus pengolahan data dapat dilihat pada gambar :

 

Gambar 3.1 Siklus Pengolahan Data

3.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah ditahapan tersebut dalam proses pengembangannya.

 

          

                                                                           

Gambar 3.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem yang secara garis besar terdiri dari :

1.      Survei

Bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan.

2.      Analisis

Bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.

3.      Desain

Bertujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan.

4.      Pembuatan

Membuat sistem baru dan menyeleksi segala sesuatu yang diperlukan pada sistem baru.

5.      Implementasi

Bertujuan untuk mengimplementasikan sistem yang baru dibuat kedalam sistem lama.

6.      Perawatan

Bertujuan agar sistem dapat berjalan secara optimal.

Tujuan dari pengembangan sistem baru agar terjadi peningkatan. Peningkatan ini berhubungan dengan PIECES, yaitu :

1. Performance (Kinerja)

Peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari jumlah, dari perkerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu dan rata-rata waktu yang tertunda diantara dan transaksi atau perkerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menanggapi perkerjaan tersebut.

2. Information (Informasi)

Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

3. Economy (Ekonomi)

Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

4. Control (Pengendalian)

Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan dan kekurangan-kekurangan yang akan terjadi.

5. Efficiency (Efisien)

Peningkatan terhadap efisiensi operasi, efisensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.

6. Service (Pelayanan)

Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

3.5 Alat Bantu Yang Digunakan Dalam Perancangan Sistem

3.5.1 Aliran Sistem Informasi

            Merupakan suatu arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem di dalam suatu organisasi yang menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada pada sistem.

Bagan alir sistem digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol diantaranya:

Tabel 3.1 Bagan Alir Sistem

Nama	Simbol	Keterangan
Dokumen		Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer
Kegiatan Manual		Menunjukkan pekerjaan manual
Simpanan Offline		File non komputer yang diarsip menurut angka, huruf atau tanggal
Proses		Menunjukkan input kegiatan proses dari operasi program komputer
Kartu Plong		Menunjukkan input atau output mengunakan kartu plong
Pita Magnetik		Menunjukkan input atau output mengunakan pita magnetik
Diskette		Menunjukkan input atau output mengunakan diskette
Keyboard		Menunjukkan input yang mengunakan on-line keyboard
Simbol Garis Alir		Menunjukkan arus dari proses

3.5.2 Context Diagram

            Context diagram adalah gambaran umum tentang suatu sistem yang terdapat di dalam suatu organisasi yang memperlihatkan batasan (boundary) sistem, adanya interaksi antara eksternal entity dengan suatu sistem, dan informasi secara umum mengalir diantara entity dan sistem. Context diagram ini merupakan alat bantu yang digunakan dalam menganalisa sistem yang akan dikembangkan.     

            Beberapa simbol yang digunakan dalam Context Diagram yaitu :

Tabel 3.2 Simbol Context Diagram

Nama	Simbol	Keterangan
Eksternal Entity (Kesatuan Luar)		Merupakan kesatuan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima ouput sistem.
Data Flow (Arus Data)		Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang masuk ke dalam proses system.
Process  (Proses)		Kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

3.5.3 Data Flow Diagram

            Data Flow Diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.

            Beberapa simbol yang digunakan dalam DFD yaitu :

Tabel 3.3 Simbol DFD

Nama	Simbol	Keterangan
Eksternal Entity (Kesatuan Luar)		Merupakan kesatuan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima ouput sistem.
Data Flow (Arus Data)		Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang masuk ke dalam proses sistem.
Process  (Proses)		Kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
Data Store (Simpanan Data)		Merupakan simpanan dari data

3.5.4 Normalisasi

            Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain lojik basis data relational yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.

Bentuk-bentuk dari normalisasi yaitu:

1.      Bentuk Tidak Normal

        Yaitu sebuah tabel atau relasi yang didalamnya terdapat “Repeting Value”, Multy Value Atribut” atau terjadinya penggandaan data dalam file yang semestinya tidak harus terjadi, akibatnya dapat terjadi data yang tidak lengkap atau  terduplikasi.

2.      Bentuk Normal Pertama (1NF)

        Bentuk normal pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang sama.

3.      Bentuk Normal Kedua (2NF)

        Bentuk normal kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh.

3.5.5  Entity Relationship Diagram

            Model Entity-Relationship berisi komponen-komponen himpunan entitas beserta relasinya yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta sehingga dapat diketahui hubungan antara entitas yang ada dengan atribut-atributnya. Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan model entity relationship dapat dilihat pada tabel 3.4.

Tabel 3.4 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)

Nama	Simbol	Keterangan
Entity		Simbol ini menyatakan entitas yang bisa berupa suatu elemen lingkungan, sumberdaya atau transaksi yang penting bagi perusahaan.
Attribute		Simbol ini digunakan untuk menunjukkan nama-nama atribut yang ada pada entiti.
Primary key attribute		Simbol atribut yang digaris bawahi ini menunjukan atribut kunci yang ada pada suatu entiti.
Relationship		Simbol ini menunjukan hubungan yang terjadi antara suatu entiti dengan entity lainnya.
Link.		Simbol berupa garis ini digunakan sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya.

3.6 Konsep Dasar Bahasa Pemrograman

Program MS-Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman berbasis MS-Windows yang mutakhir. MS-Visual Basic 6.0 didesain untuk dapat memanfaatkan fasilitas MS-Windows dengan optimal, khususnya MS-Windows 9x, MS-Windows 2000 dan MS-Windows NT.

Dengan fasilitas Object Oriented Programming (OOP), MS-Visual Basic 6.0 menyediakan objek-objek yang sangat kuat, berguna dan mudah dipakai. Program aplikasi yang dibuat dapat diterapkan pada komputer pribadi atau pada jaringan. Selain fasilitas yang sudah menyatu, MS-Visual Basic 6.0 juga didesain dengan arsitektur terbuka, sehingga banyak sekali vendor yang menyediakan fasilitas tambahan untuk mempermudah programmer dalam membuat aplikasi yang canggih.

3.6.1 Sekilas Tentang Visual Basic

Berikut ini adalah point-point penting dalam sejarah perkembangan MS-Visual Basic, sebagai berikut :

a.       MS-Visual Basic pertama kali dikenalkan tahun 1991 yaitu program Visual Basic untuk DOS dan untuk Windows.

b.      MS-Visual Basic 3.0 dirilis pada tahun 1993.

c.       MS-Visual Basic 4.0 dirilis pada akhir 1995 (tambahan digunakan untuk aplikasi 32 bit).

d.      Visual Basic terbaru adalah versi 6.0 yang dirilis pada akhir tahun 1998.

Microsoft umumnya membuat tiga edisi Visual Basic yaitu :

a.       Standard Edition merupakan produk dasar.

b.      Professional Edition berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine (database) dan pembuatan server OLE automation.

c.       Enterprise Edition adalah edisi client-server.

3.6.2 Beberapa Komponen Visual Basic

Pada sub bab ini akan dibahas mengenai komponen-komponen yang terdapat pada Visual Basic yaitu:

1.      Form

Form adalah suatu objek yang dipakai sebagai tempat bekerja program aplikasi. Didalam form terdapat garis titik-titik yang disebut grid yang membantu pemakai dalam pengaturan tata letak objek dalam form.

 

                         Gambar 3.3 Bentuk Form

2. Toobox

Objek tertentu kedalam Toolbox adalah kotak alat yang berisi icon-icon untuk memasukkan jendela form.

                                             Gambar 3.4 Bentuk Toolbox

3. Properties

Properties digunakan untuk menentukan setting suatu objek. Suatu objek biasanya mempunyai beberapa properti yang dapat diatur langsung dari jendela properties atau lewat jendela program.

 

Gambar 3.5 Bentuk Properties

4.    Project

Project adalah sekumpulan modul. Jadi project atau proyek merupakan program aplikasi itu sendiri. Project disimpan dalam file yang berakhiran .VBP. File ini menyimpam seluruh komponen program, termasuk pilihan proyek, pilihan environment, pilihan file EXE dan segala sesuatu yang berkaitan dengan proyek.

 

                             Gambar 3.6 Bentuk Project

5. Menu Bar

Menu bar adalah kumpulan dari semua perintah Visual Basic yang dapat dipilih untuk melakukaan tugas tertentu.

Gambar 3.7 Bentuk Menu Bar

6. Toolbar

Toolbar adalah tombol-tombol yang mewakili suatu perintah tertentu dari Visual Basic.

Gambar 3.8 Bentuk Toolbar

                                   

 3.6.3 Tipe-Tipe Data Pada Visual Basic

            Tipe-Tipe Data pada visual Basic antara lain terdiri dari:

Tabel 3.5 Tipe-Tipe Data pada Visual Basic

Type	Symbol	Jangkauan	Ukuran
Boolean	-	True And False	2 byte
Byte	-	0 s/d 255	1 byte
Integer	%	- 32.768 s/d 32.7672	2 byte
Long integer	&	-2.147.486.684 s/d 2.137.483.648	4 byte
Single	!	-3.402823E-38 s/d –401298E-45	4byte
Double	#	-1.79769313486232E308 s/d 4.940564584124E-324	8 byte
Currency	@	-922.337.203.685.477.5808 s/d 922.337.203.685.477.5808	8 byte
Date	-	1 Januari 100 s/d 31 Desember 9999	4 byte
Object	-	Semua objek	Sepanjang textnya + 10 byte
Text / string	$	1 s/d 2 bilyun untuk win 3.1 hanya sampai 65400	Sepanjang textnya  + 22 byte
Variant	-	Semua angka yang mungkin sebesar tipe double	Sebesar yang dibutuhkan oleh defenisi
User defined ditentukan oleh pemakai	-	Sepanjang yang telah didefenisikan oleh program	Sebesar yang dibutuhkan oleh defenisi

3.6.4 Kontrol Program Pada Visual Basic

   Visual basic mengenal beberapa kontrol program seperti percabangan, perulangan ataupun pelompatan, diantaranya :

a.      Percabangan GoSub...Return

Digunakan untuk percabangan tanpa syarat ke suatu subroutin yang ditandai dengan baris label atau baris nomor.

Penulisannya adalah sebagai berikut :

              GoSub<baris >

              ...ekspresi

              Return

b.      Percabangan Go To

Digunakan untuk mencabang tanpa syarat ke suatu baris label atau baris nomor.

Penulisannya adalah sebagai berikut :

Go To<baris>

...ekspresi

                        Return

c.       Perulangan Do While

Loop Do While adalah loop yang akan melakukan perulangan terus menerus selama (while) suatu kondisi memenuhi syarat (berniali true). Loop ini akan terus-menerus dijalankan sampai kondisinya tidak lagi memenuhi syarat (false).

Penulisannya adalah sebagai berikut :

Do While(kondisi)

...ekspresi

                          Loop

d.      Perulangan Do Until

Loop Do Until bisa dibilang kebalikan dari loop Do While. Loop Do Until akan menjalankan blok program didalam loop tersebut selama kondisi yang dibandingkan tidak memenuhi syarat. Loop ini akan terus-menerus dijalankan sampai kondisinya memenuhi syarat.

Penulisannya adalah sebagai berikut:

                      Do Until(kondisi)

            ...ekspresi

                        Loop

e.       Perulangan For Next

Loop For Next digunakan untuk mengulangi perintah dalam jumlah tertentu.

Penulisannya adalah sebagai berikut :

            For counter-nilaiawal To nilaiakhir [Step kenaikan]

...ekspresi

Next counter

f.       If

Digunakan utuk membandingkan suatu kondisi tertentu jika kondisi tersebut benar maka akan dijalankan suatu kondisi tertentu tetapi jika tidak ekspresi didalam If tidak akan dijalankan.

Penulisannya adalah sebagai berikut :

                      If (kondisi) Then

                      ...ekspresi

                      End If

g.      Else If

Kondisi If Else sebenarnya hampir sama dengan If, hanya saja pada if else kita bisa menentukan ekspresi lain yang akan dieksekusi jika kondisi yang dibandingkan oleh If tidak memenuhi syarat.

Penulisannya adalah sebagai berikut :

If(kondisi) Then

...ekspresi-1

  Else

...ekspresi-2

  End If

h.      Select Case

Digunakan untuk melakukan pemilihan kondisi yang jumlahnya banyak atau bertingkat. Walaupun pernyataan If juga dapat digunakan untuk melakukan penilaian banyak kondisi tetapi hasil program tidak akan efektif dengan menggunakan Select Case.

Penulisannya adalah sebagai berikut :

                     Select Case ekspresi

                     Case nilai

                     ...ekspresi-1

                     Case nilai

                              ...ekspresi-2

                     Case nilai

                              ...ekspresi-3

                     Case Else nilai           

                                        ...ekspresi-4

                                        End Select

3.6.5.  Kelebihan Bahasa Pemrograman Visual Basic.

Ada beberapa keuntungan dari Visual Basic diantaranya adalah :

1.   Microsoft Visual Basic memungkinkan pembuatan aplikasi Graphical User Interface (GUI), atau pemrograman yang menggunakan tampilan grafis sebagai alat komunikasi dengan pemakainya.

2.   Microsoft Visual Basic mempunyai fleksibilitas yang sangat baik untuk berhubungan dengan aplikasi lain. Kemampuan ini pada versi terdahulu menggunakan sistem Dynamic Data Exchange (DDE). Saat ini sudah digantikan oleh Object Linking and Embedding (OLE), yang memungkinkan pembuatan hubungan antara bagian fungsi atau seluruh aplikasi lain dengan aplikasi yang lainnya.

3.   Microsoft Visual Basic sangat kompatibel dengan Visual Basic versi terdahulu.

Microsoft Visual Basic juga mendukung penggunaan Long File Name atau nama variabel sampai sepanjang 255 character. Sedangkan untuk nama-nama form, control, modul, dan class tidak dapat lebih dari 40 character.

---

1  Gordon  B. Davis, Management Information System, Conceptual, Foundation, Structure and              Development, Mc graw Hill International Book Company, Aucland etc, 1974 Hal 81.

    2 Buch And Strater, Information System, Andi offset, Jogjakarta, Edisi Kedua, Hal 9.

    3 Fitzgerald, Manajemen Information System, PT Elexmedia Komputindo, Jakarta, Hal 121.

    4 Gusthung, Analisa Design Dan Implementasi Sistem Informasi, Erlangga, Hal 20.

    5 Hendry C. Lucas Jr, The Analisis, Design And Implementation Of imformation System,  Erlangga, hal 4

BAB IV

ANALISA DAN HASIL PENELITIAN

 4.1 Sistem yang sedang berjalan

Analisa sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Pada Harian Pagi Jambi Ekspres terutama pada bagian iklan saat ini sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pembuatan laporan tiap periodenya, tetapi belum optimal dalam pengolahan data iklan sehari-hari. Dalam pembuatan laporan setiap periodenya Harian Pagi Jambi Ekspres masih menggunakan MS.Word dan MS.Excel, sehingga ada kemungkinan informasi yang dihasilkan tidak akurat dan waktu yang cukup lama dan tidak efisiennya pekerjaan yang dilakukan.

 4.1.1 Aliran Sistem Informasi Periklanan

 Jika dilihat sistem yang sedang berjalan pada Harian Pagi Jambi Ekspres dapat dilihat dalam aliran informasi yang sedang berjalan. Disini dapat digambarkan pelanggan meminta permohonan iklan pada bagian periklanan, setelah diproses maka akan keluar iklan yang telah disetujui dan diterbitkan. Setelah iklan diterbitkan, maka bagian iklan akan membuat laporan iklan yang diterbitkan kepada pimpinan dan satu lagi diberikan kepada bagian pembayaran biaya iklan, setelah biaya iklan dibayar oleh bagian pembayaran kemudian dibuat hasil pembayaran kepada bagian akuntansi dan bagian iklan. Kemudian bagian akuntansi akan mencatat keadaan keuangan dan pendapatan iklan dan memberikan kepada pimpinan. Hal ini dapat dijelaskan pada gambar 4.1 .

Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama Sistem Data Periklanan

Pada Harian Pagi Jambi Ekspres yang sedang berjalan

Pelanggan	Bag.Iklan	Bag.Pembayaran	Bag.Akuntansi	Pimpinan
3	2    3     2    1       2    3    1   Pembuatan Laporanan	3     1       2      3 3	3   1     2   Laporan keuangan	2       2       2

Gambar 4.1 Aliran Sistem Informasi (ASI)Lama yang sedang berjalan

Dari gambaran tersebut penulis menemukan beberapa permasalahan yang ada saat ini di Harian Pagi Jambi Ekspres antara lain :

A.    Karena semakin banyaknya iklan yang akan dimuat setiap harinya di Harian Pagi Jambi Ekspres yang sedang mengalami perkembangan saat ini mengalami kesulitan dalam pembuatan laporan penerbitan data periklanan dan pelanggan iklan.

B.     Banyaknya pekerjaan rangkap yang dilakukan oleh karyawan, sehingga pembuatan laporan sering terjadi kesalahan dan informasi yang diinginkan tidak akurat.

C.     Terjadinya kesalahan informasi data pelanggan, sehingga akan menyulitkan dalam proses pembayaran iklan yang akan diterbitkan.

D.    Proses penyusunan laporan tagihan sering mengalami keterlambatan sehingga   waktu yang telah disepakati bagian pembayaran  dengan pelanggan tidak sesuai waktu yang telah disepakati bersama.

 4.1.2 Sistem Pengolahan Data Periklanan

Dalam proses pembuatan laporan yang selama ini dilakukan oleh Harian Pagi Jambi Ekspres masih menggunakan Ms.Word dan MS.Excel, tetapi karena semakin banyaknya iklan yang akan diterbitkan sehingga setiap akhir periode laporan tersebut sering tidak akurat dan terjadi kesalahan serta keterlambatan hasil laporan. Hal ini dikarenakan pengolahan data penerbitan iklan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mencatat kedalam sebuah buku setiap iklan yang akan diterbitkan dan kemudian pada akhir periode kemudian laporan dibuat dengan menggunakan MS.Word dan MS.Excel. Pembuatan laporan setiap peridoenya sering tidak akurat dikarenakan setiap iklan yang terbit ditulis dengan tulisan tangan kedalam buku kemudian pada akhir periode petugas penyusunan laporan penerbitan dan pimpinan bingung membaca tulisan yang ada dalam buku tersebut, sehingga pembuatan laporan tersebut mengalami kesalahan dan data tidak akurat. Kalau sudah demikian, maka proses pembuatan laporan data periklanan harus diulangi pembuatannya sampai data-data tersebut benar-benar akurat.

Untuk mengatasi permasalahan diatas sebaiknya menggunakan sistem pengolahan data yang disebut dengan sistem aplikasi iklan, yang mana dalam sistem ini akan dilakukan pengolahan data secara komputerisasi. Dimana komputer sebagai alat bantu dalam pembuatan laporan periklanan. Setiap melakukan proses pembuatan iklan, maka akan dicatat dalam database iklan. Database inilah yang akan diakses oleh sistem aplikasi iklan. Maka setiap akhir periode kalau user menginginkan laporan, user dapat memilih menu pilihan dan laporan tersebut akan tampil sesuai keinginannya.

            Dari uraian diatas penulis mengusulkan sebaiknya Harian Pagi Jambi Ekspres menggunakan sistem aplikasi iklan ini dalam pengolahan data periklanan, karena sangat membantu dalam menyusun laporan sehingga keterlambatan lapora dapat diatasi, kesalahan data dapat ditekan sekecil mungkin dan keakuratan data iklan lebih terjamin serta tidak perlu berulang-ulangkali memasukkan data kedalam laporan yang dibutuhkan.

4.2 Desain Sistem Data Periklanan

Desain sistem ini bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru dirancang, serta untuk memahami kerja dari sistem pengolahan data periklanan disertai penganalisaan permasalahan yang muncul pada Harian Pagi Jambi Ekspres.

Laporan keuangan

 4.3 Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

Pada pokok bahasan sebelumnya telah digambarkan sistem yang sedang berjalan pada saat sekarang ini. Untuk menyempurnakan sistem yang lama, maka penulis mencoba menambahkan data yang dilakukan melalui sistem komputerisasi. Dimana pada saat yang lama pengolahan data dilakukan secara komputerisasi tetapi belum optimal dan hasil laporan yang dibuat masih menggunakan MS.Word dan MS.Excel. Penulis akan menerapkan sistem aplikasi data periklanan dan pengolahan data pada bagian iklan.

            Dengan sistem pengolahan data menggunakan sistem aplikasi data periklanan yang nantinya akan memudahkan karyawan dalam pembuatan laporan, sehingga sangat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan perkembangan perusahaan setiap periode dan selain itu akan memudahkan dalam pembuatan laporan data periklanan pada setiap periode. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.2 .

Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

Sistem Data Periklanan Pada Harian Pagi Jambi Ekspres

Pelanggan	Bag.Iklan	Bag.Pembayaran	Bag.Akuntansi	Pimpinan
3	2     3     2    1    3     2     1   Entry Iklan   Pembuatan Laporanan	Entry Pembayaran     3     3     2     1	3     2   1   Laporan keuangan   Entry Akuntansi	2       2     2

	Gambar 4.2 Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

 

Pada aliran sistem informasi yang baru ini digambarkan pelanggan meminta permohonan iklan kepada bagian iklan untuk mengisi formulir iklan, setelah formulir iklan diisi oleh pelanggan , maka bagian iklan akan mengentrikan data pelanggan, jenis iklan yang akan diterbitkan dan bukti penerbitan iklan diberikan kepada pelanggan dan iklan akan diterbitkan sesuai dengan permintaan pelanggan. Kemudian setelah iklan diterbitkan, maka bagian iklan akan membuat laporan hasil iklan yang diterbitkan yang nantinya akan diberikan kepada pimpinan, serta bagian iklan akan membuat daftar iklan yang telah diterbitkan dan memberikan kepada bagian pembayaran.

            Kemudian bagian pembayaran akan menagih biaya iklan tersebut kepada pelanggan sesuai dengan data-data pelanggan yang telah ada. Setelah tagihan dilakukan , maka bagian pembayaran akan membuat hasil pembayaran tersebut dan memberikan kepada bagian akuntansi untuk diproses dan bagian iklan untuk menjadi arsip.

            Pada bagian akuntansi hasil dari pembayaran tersebut akan dicatat kedalam pencatatan akuntansi dan akan dibuat laporan keuangan perusahaan setiap periode yang akan diserahkan kepada pimpinan untuk diarsipkan yang nantinya berguna untuk mengambil keputusan pada periode berikutnya.

 4.4 Context Diagram Sistem Data Periklanan

Dalam buku modern System Analysis Design yang ditulis oleh Jeffrey A.Hoffer, Joey F.George dan Joseph S.Valaach yang diterjemahkan bahwa Context Diagram adalah suatu gambaran yang dapat melihat bagian-bagian yang berada diluar sistem yang saling berinteraksi dan saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, sehingga menghasilkan informasi secara umum tentang sistem tersebut.

            Harian Pagi Jambi Ekspres mempunyai beberapa unit bagian yang mendukung Sistem Aplikasi Data Periklanan ini antara lain pelanggan, bagian periklanan, bagian pembayaran, bagian akuntansi dan pimpinan. Semua unit tersebut saling berinteraksi dengan Sistem Aplikasi Data Periklanan seperti dapat kita lihat pada gambar 4.3 .

	Gambar 4.3 Context Diagram Sistem Data Periklanan

 

4.5 Data Flow Diagram (DFD) Sistem Data Periklanan

            Data Flow Diagram ini menggambarkan sistem pengolahan data yang terjadi dari entity-entity yang saling berinteraksi, sehingga menghasilkan data-data yang kemudian dilakukan pengentrian data kedalam database yang disimpan kedalam sebuah file database yang menghasilkan laporan atau informasi yang diberikan kepada bagian-bagian yang membutuhkannya.

Pada Harian Pagi Jambi Ekspres mempunyai bagian-bagian yang terkait kedalam Sistem Aplikasi Data Periklanan seperti : Pelanggan, Bagian Iklan, Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi dan Pimpinan yang kesemuanya dapat digambarkan dalam sebuah Data Flow Diagram seperti dapat kita lihat dalam Gambar 4.4 .

	Gambar 4.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Sistem Data Periklanan

 

 4.6 Desain Output

            Dalam desain output ini merupakan hasil informasi yang dibutuhkan nantinya oleh pimpinan guna mengambil keputusan yang terdiri dari :

1. Laporan Jenis Iklan

Tabel 4.4 Laporan Jenis Iklan

LAPORAN JENIS IKLAN

                                          DI HARIAN PAGI JAMBI EKSPRES

JL.Kol. Abunjani No.11A (Sipin Ujung) Telp.(0741) 668844 Fax.(0741)64854

     Kode Iklan : XXXXX                                                   Jenis Iklan : XXXXX

NO	Nama Pelanggan	Nama Iklan	Tanggal Terbit	Ukuran	Edisi	Tarif Iklan
99   99	X(10)   X(10)	X(10)   X(10)	99/99/9999   99/99/9999	9999999   9999999	X(4)   X(4)	99999999   99999999

                                                                         Jambi , 99/99/9999

           Kabag Iklan                                                         Pimpinan

           ( XXXXXXX)                                                   ( XXXXXXX )

2.      Laporan  Tarif Iklan

    Tabel 4.1 Laporan Iklan

LAPORAN TARIF IKLAN

DI HARIAN PAGI JAMBI EKSPRES

JL.Kol. Abunjani No.11A (Sipin Ujung) Telp.(0741) 668844 Fax.(0741)64854

NO	Kode Iklan	Jenis Iklan	Tarif Iklan
99   99	X(6)   X(6)	X(10)   X(10)	99999999   99999999

                                                    

                                                                             Jambi , 99/99/9999   

                        Kabag Iklan                                              Pimpinan

                       (  XXXXXXX  )                                       (  XXXXXXX  )

3. Laporan Pelanggan Iklan

Tabel 4.2 Laporan Pelanggan Iklan

LAPORAN DATA PELANGGAN IKLAN

DI HARIAN PAGI JAMBI EKSPRES

JL.Kol. Abunjani No.11A (Sipin Ujung) Telp.(0741) 668844 Fax.(0741)64854

NO	Nomor Pelanggan	Nama Pelanggan	Nama Iklan	Alamat	Telepon	Ukuran
99   99	X(4)   X(4)	X(10)   X(10)	X(10)   X(10)	X(10)   X(10)	X(12)   X(12)	999999   999999

                                                                                                  Jambi , 99/99/9999

           Kabag Iklan                                                                    Pimpinan

           (  XXXXXXX )                                                               ( XXXXXXX )

4. Laporan Pembayaran Iklan

Tabel 4.5 Laporan Pembayaran

LAPORAN PEMBAYARAN IKLAN

                                          DI HARIAN PAGI JAMBI EKSPRES

JL.Kol. Abunjani No.11A (Sipin Ujung) Telp.(0741) 668844 Fax.(0741)64854

Bulan : XXXXXX          Tahun : XXXXXX

NO	Tanggal Bayar	Kode Iklan	Jenis Iklan	Nama Pelanggan	Nama Iklan	Jumlah Bayar
99 99	99/99/9999 99/99/9999	X(6) X(6)	X(10) X(10)	X(10)     X(10)	X(10)                      X(10)	999999999               999999999
	TOTAL Pembayaran

                                                                                                Jambi , 99/99/9999

           Kabag Iklan                                                                 Pimpinan

           (  XXXXXXX )                                                           (XXXXXXX )         

5. Laporan Bulanan

Tabel 4.3 Laporan Bulanan

LAPORAN PERBULAN IKLAN

                                          DI HARIAN PAGI JAMBI EKSPRES

JL.Kol. Abunjani No.11A (Sipin Ujung) Telp.(0741) 668844 Fax.(0741)64854

Pada Bulan : XXXXXXXXXX Tahun : XXXXXX

NO	Nama Pelanggan	Nama Iklan	Jenis Iklan	Edisi	Tarif Iklan
99   99	X (10)   X(10)	X(10)   X(10)	X(10)   X(10)	X(4)   X(4)	99999999   99999999

                                                                         Jambi , 99/99/9999

           Kabag Iklan                                                                Pimpinan

        

            ( XXXXXXX)                                                           (XXXXXXX)                                                                                                        

4.7 Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Iklan

  Entity relasionship diagram (ERD) menggambarkan hubungan atau realisasi yang digunakan sistem yang dibuat. Bentuk dari Entity relasionship diagram (ERD) permasalahan yang dapat terlihat pada gambar sebagai berikut :

                                                                         

                                                                              

NoTerbit

	Gambar 4.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Iklan

 

           

            Dari gambar 4.5 dapat dilihat bahwa Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Iklan mempunyai 3 buah relation (hubungan) yaitu :

1. Entity iklan dengan entity terbitan dengan hubungan many to one atau one to many dengan kata penghubung laku. Dimana banyak atau satu iklan melakukan satu terbitan.
2. Entity terbitan dengan entity pelanggan dengan hubungan many to one atau one to many dengan kata penghubung pesan. Dimana banyak atau satu terbitan dipunyai oleh satu pelanggan atau satu pelanggan mempunyai banyak atau satu terbitan.
3. Entity pelanggan dengan entity pembayaran dengan hubungan one to one dengan kata penghubung milik. Dimana satu pelanggan memiliki satu pembayaran atau satu pembayaran dimiliki oleh satu pelanggan.

 4.8  Struktur Program

Struktur program merupakan tampilan dari layar yang menunjukkan bagian-bagian dari program yang dikerjakan. Adapun struktur program yang dirancang seperti dibawah ini.

Gambar 4.6 Struktur Program Sistem Iklan

4.9 Desain File

            Desain file merupakan suatu media penyimpanan yang bersifat sementara, disamping itu desain file juga digunakan untuk proses pengolahan data baik itu proses pengentrian data maupun proses pembuatan laporan. Adapun bentuk rancangan file tersebut dapat dilihat pada format berikut.

           

A.File Iklan

Tabel 4.5 Desain File Iklan

                             Database Name : JambiEkspres.mdb

                             Nama File          : Iklan

                             Organisasi          : Index

                             Key Field           : #KodeIklan

Field	Field Name	Type	Width	Dec	Description
1 2 3	#KodeIklan JenisIklan      Tarif	Text Text Number	6 25 10	- - -	Kode iklan   Nama iklan  Tarif iklan

            B.File Pelanggan

Tabel 4.6 Desain File Pelanggan

                             Database Name : JambiEkspres.mdb

                             Nama File          : Pelanggan

                             Organisasi          : Index

                             Key Field           : #NoPel, #KodeIklan

Field	Field Name	Type	Width	Dec	Description
1 2 3 4 5 6 7	#Nopel #KodeIklan   NamaPel   NamaIklan   Alamat   Telp   Ukuran	Text Text Text Text Text Text Text	10 6 30 25 30 15 15	- - - - - - -	Nomor pelanggan Kode iklan Nama pelanggan Nama iklan Alamat pelanggan Telepon pelanggan Ukuran iklan

           

           

C.File Terbitan

Tabel 4.7 Desain File Terbitan

                             Database Name : JambiEkspres.mdb

                             Nama File          : Terbitan

                             Organisasi          : Index

                             Key Field           : #NoTerbit, #KodeIklan, #NoPel

Field	Field Name	Type	Width	Dec	Description
1 2 3 4 5	#NoTerbit   TglTerbit #KodeIklan #NoPel   Edisi	Text Date/Time Text Text Text	10 8 6 10 5	- - - - -	Nomor terbit Tanggal terbit Kode iklan Nomor pelanggan Edisi

D. File Pembayaran

Tabel 4.8 Desain File Pembayaran

                             Database Name : JambiEkspres.mdb

                             Nama File          : Bayar

                             Organisasi          : Index

                             Key Field           : #NoFaktur, #KodeIklan, #NoTerbit

Field	Field Name	Type	Width	Dec	Description
1 2 3 4 5 6 7	#NoFaktur #KodeIklan   TglBayar   JmlBayar #NoTerbit   TglTerbit   Edisi	Text Text Date/Time Number Text Date/Time Text	6 10 8 8 10 10	- - - - - - -	Nomor faktur Kode iklan Tanggal bayar Jumlah bayar Nomor terbit Tanggal terbit Nomor Terbit

 4.10 Desain Input

            Desain input ini merupakan desain pemasukan data dalam database atau desain entry data guna pengambilan data nantinya pada informasi atau laporan yang terdiri dari :

A.    Entry Data Tarif Iklan

Gambar 4.7 Entry Data Tarif Iklan

B.     Entry Data Pelanggan

Gambar 4.8 Entry Data Pelanggan

 

         

C.    Entry Data Penerbit

Gambar 4.9 Entry Data Penerbitan

D.    Entry Data Pembayaran

Gambar 4.10 Entry Data Penerbitan

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

  5.1 Kesimpulan

Kesimpulan merupakan rangkuman kejadian yang terjadi pada suatu permasalahan yang dihadapi untuk menentukan inti dari masalah dan mencarikan solusinya. Pada Harian Pagi Jambi Ekspres masalah yang terjadi dapat dianalisis menggunakan alat analisis seperti ASI, DFD, ERD,Context Diagram dan Desain File yang berguna dalam merancang sistem pengolahan data periklanan.

Berdasarkan hasil analisa dan perancangan terhadap sistem pengolahan data periklanan pada Harian Pagi Jambi Ekspres, maka dapat diambil kesimpulan masalah yang dihadapi tentang pengolahan data periklanan yaitu :

1.      Harian Pagi Jambi Ekspres dalam melakukan kegiatan sehari-hari tidak terlepas dari penerimaan dan penyimpanan data-data periklanan untuk diterbitkan.

2.      Harian Pagi Jambi Ekspres dalam pemrosesan data iklan sudah memakai komputer tetapi belum optimal pemakaiannya. Rancangan sistem informasi ini bertujuan untuk membantu perusahaan dengan membuat program Visual Basic yang dapat menghasilkan informasi iklan yang diinginkan.

3.      Disamping itu penerapan sistem yang baru ini akan lebih menjamin keakuratan dan ketepatan dalam memperoleh laporan tentang data-data periklanan serta data dapat disimpan lebih baik.

4.      Hal lain yang juga merupakan keuntungan dari sistem yang baru ini adalah tingkat pengolahan data periklanan akan lebih cepat diketahui.

5.      Hasil perancangan ini memberikan keuntungan-keuntungan yang lebih mendasar dan menyeluruh terhadap sistem yang diterapkan pada bagian pengolahan data periklanan.

  5.2 Saran-saran

            Berdasarkan kesimpulan tersebut dapat diberikan beberapa saran-saran sebagai berikut :

1.      Sistem yang dirancang ini jelas memiliki kelebihan dari sistem yang lama, untuk itu sebaiknya Harian Pagi Jambi Ekspres dapat menerapkan sistem ini sebagai penyempurnaan dari sistem yang lama. Agar hal-hal yang berkaitan dengan masalah-masalah data periklanan dapat lebih mudah ditangani khususnya pada bagian pengolahan data periklanan.

2.      Karyawan yang berada pada bagian komputer nantinya harus diberikan pelatihan supaya terampil dalam penggunaan sistem yang baru.

3.      Dalam menerapkan sistem yang baru ini, maka terlebih dahulu melakukan penyesuaian dengan sistem yang ada atau yang sedang berjalan hingga sistem yang baru akan terasa keunggulannya dibandingkan sistem yang lama yang masih belum mengoptimalkan komputer secara baik.