DISAIN SISTEM LAPORAN BONGKAR MUAT BARANG PADA PT.DHARMASRAYA LESTARINDO DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMROGRAMAN VISUAL BASIC VERSI 6.0

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi telah menjadi suatu kekuatan yang mutlak sehingga harus ada perhatian khusus. Untuk itu diperlukan suatu media yang mendapat mengatur dan memberikan informasi yang di inginkan dengan cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Begitu juga dengan PT.Dharmasraya Lestarindo membutuhkan informasi atau laporan yang cepat dan akurat. Selama ini PT.Dharmasraya Lestarindo tersebut dalam memberikan laporan yang dibutuhkan sudah menggunakan komputerisasi, hanya saja masih menggunakan Microsoft Excel dalam pembuatan laporan, apabila data atau informasi yang banyak maka akan menyulitkan dalam pengolahan data bongkar muat barang.

Melihat dari meningkatnya bongkar muat barang, sehingga informasi yang dibutuhkan juga semakin banyak dan meningkat untuk itu diperlukan sistem yang baik dan memberikan informasi dan meningkatkan keakuratan informasi tersebut. Dalam penulisan ini penulis ingin menerapkan Bahasa Pemrograman Visual Basic versi 6.0 untuk menghasilkan laporan atau informasi bongkar muat barang pada PT.Dharmasraya Lestarindo, Berdasarkan uraian di atas, maka penulis mengangkat masalah ini dalam laporan tugas akhir yang berjudul:

“DISAIN SISTEM LAPORAN BONGKAR MUAT BARANG PADA PT.DHARMASRAYA LESTARINDO DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMROGRAMAN VISUAL BASIC VERSI 6.0”

1.2 Perumusan Masalah

a) Dalam pembuatan laporan yang dihasilkan masih menggunakan Excel, sehingga apabila laporan data yang banyak akan menyulitkan dalam pembuatan laporan bongkar muat barang.

b) Semakin meningkatnya kegiatan bongkar muat barang yang terjadi pada PT.Dharmasraya Lestarindo, maka diperlukan sistem informasi laporan bongkar muat barang yang lebih baik.

c) Belum optimalnya pengolahan data bongkar muat barang yang dihasilkan dari sistem informasi bongkar muat barang yang diterapkan.

1.3 Ruang Lingkup Masalah

Agar penulisan ini dapat terarah perlu adanya pembatasan masalah agar tidak terlalu menyimpang, maka perlu dibatasi pada pengolahan data laporan bongkar muat barang dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic Versi 6.0.

1.4 Hipotesa

Berdasarkan perumusan permasalahan yang telah dilakukan, maka dapat diambil suatu dugaan sementara (hipotesa) yaitu :

a) Dengan memanfaatkan bahasa pemrograman visual, salah satunya menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic Versi 6.0, akan lebih mudah dalam pencarian data atau pembuatan laporan serta pengambilan keputusan dan kebijaksanaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan lengkap.

b) Dengan memanfaatkan pemrograman Visual Basic Versi 6.0 akan menghemat waktu dalam pembuatan laporan atau informasi pada bagian bongkar muat barang.

1.5 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan skripsi ini pada

PT.Dharmasraya Lestarindo adalah antara lain :

a) Untuk membantu dalam mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam pengolahan data laporan bongkar muat barang, meningkatkan kecepatan serta ketepatan serta ketelitian kerja sehingga dapat terhindar dari kemungkinan yang merugikan pegawai.

b) Untuk mengetahui dan mempelajari sistem yang diterapkan pada perusahaan tersebut dalam mengelola data laporan bongkar muat barang.

c) Pemanfaatan bahasa pemrograman visual basic versi 6.0 adalah untuk mengembangkan atau merancang sistem baru maupun pengolahan data dan laporan bongkar muat barang serta sebagai alat bantu dalam melakukan perkerjaan.

d) Untuk menerapkan teori yang penulis dapatkan di bangku kuliah serta hasil penelitian ini dapat jadikan pedoman bagi pihak lain yang membutuhkan atau memperbaiki/memperbaharui sistem untuk membentuk suatu sistem yang lebih baik.

1.6 Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan dalam melakukan penelitian ini adalah :

a) Penelitian Lapangan (Field Risech)

Melakukan riset lapangan pada PT.Dharmasraya Lestarindo untuk mengetahui secara jelas dan terperinci permasalahan yang sedang dihadapi, dalam hal ini penulis langsung melakukan pengamatan dan wawancara (interview) terhadap pihak-pihak yang berkepentingan dengan masalah yang akan dibuat dalam laporan ini.

b) Penelitian Perpustakaan (Library Risearch)

Melakukan penelitian melalui buku-buku dan literatur-literatur yang berhubungan dengan tema dari skripsi ini dan laporan ini yang dapat digunakan sebagai pembahasan yang kompleks.

c) Penelitian laboratorium (Laboratory Risearch)

Dalam penelitian labor ini, penulis menggunakan seperangkat komputer termasuk printer sebagai alat cetak yang digunakan untuk mengadakan praktek langsung menganalisa hasil dari penelitian. Spesifikasi dari alat yang digunakan adalah sebagai berikut

A. Hardware :

Ø satu unit computer prosesor 3,00 Ghz

Ø printer lx 800

Ø flasdisk 4 Gb

B. Software :

Ø Sistem operasi windows Xp

Ø Sistem pengolahan data microsoft word ver. 2000

Ø Flowcharting 4.0

Ø Bahasa pemograman Visual Basic 6.0

1.7 Sejarah Berdirinya Perusahaan PT.Dharmasraya Lestarindo

PT.Dharmasraya Lestarindo adalah sebuah pabrik kelapa sawit yang berlokasi di daerah Jorong Koto Padang Kabupaten Dharmasraya.Pada awalnya pabrik ini berdiri atas inisiatif dari beberapa kelompok orang yang ingin menanamkan saham sebagai modal untuk pendirian pabrik sesuai dengan potensi didaerah Dharmasraya ini dimana banyak terdapat perkebunan kelapa sawit,sehingga PT.Dharmasraya Lestarindo ini resmi berdiri pada 17 oktober 2005,akan tetapi karena butuh pembenahan yang matang dalam pendirian pabrik ini maka ia baru dapat beroperasi pada tanggal 18 agustus 2006 sampai dengan sekarang.

Pada saat pendirian PT.Dharmasraya Lestarindo ini terdapat 6 orang pemegang saham yang mana pemegang saham tertinggi merupakan direktur utama pada pabrik ini. selain itu PT.Dharmasraya Lestarindo sebagai satu-satunya pabrik kelapa sawit di daerah ini yang dapat berkembang dengan pesat seiring dengan harga kelapa sawit yang cukup tinggi dipasaran.

1.8 Struktur Organisasi PT.Dharmasraya Lestarindo

Organisasi merupakan suatu alat yang digunakan oleh perusahaan guna merealisir tujuan yang telah ditentukan atau digariskan untuk memperlancar sistim administrasi yang bersifat statis.struktur organisasi tersebut memperlihatkan klasifikasi jabatan, pembagian tugas dan tanggung jawab yang mencerminkan tata hubungan antara atasan/pimpinan dengan bawahan yang lebih rasional, dengan tujuan untuk mengambil keputusan yang lebih tepat.

Tujuan utama dari adanya struktur organisasi adalah untuk mengkoordinasikan semua aktivitas yang diarahkan demi tercapainya tujuan. Struktur Organisasi PT.Dharmasraya Lestarindo ini berdasarkan pada jumlah penanaman saham atau modal,dimana pemegang saham tertinggi sebagai pimpinan utamanya Untuk lebih jelasnya penulis akan menyajikan dalam bentuk bagan organisasi.

1.9 Tugas Dan Tanggung Jawab Masing-Masing Divisi

Rincian tugas-tugas dari masing-masing Divisi pada PT. Dharmasraya lestarindo adalah sebagai berikut :

1. Manager PT. Dharmasraya lestarindo

Tugas General Manager yaitu :

Sebagai pengambil keputusan (Decision making)
Bertanggung jawab atas manajemen kantor.
Mengawasi jalannya roda organisasi
Membaca, mempelajari dan memberi disposisi terhadap suatu proyek yang akan dilaksanakan.
Mengadakan pembinaan kepada pegawai dan calon pegawai.

Tanggung Jawab Manager :

Mewakili Perusahaan didaerah kerjanya.
Memberi dorongan kepada bawahan dalam usahanya untuk pencapaian tujuan.
Sebagai penanggung jawab terhadap suatu keputusan yang telah diambil

2. Divisi Umum

Ada Lima assisten maneger pada Divisi Umum didalam pelaksanaan kegiatan perkantoran diantaranya :

1. Asst proses I

2. Asst proses II

3. Asst sortasi I

4. Asst mantenance

5. KTU

Tugas Pokok Kepala Urusan Umum :

Kepala Divisi Umum mempunyai tugas pokok yaitu merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan kegiatan tata usaha dan rumah tangga, personalia, hukum dam humas serta pengamanan lingkungan kerja perusahaan dan memelihara aset perusahaan.

Tanggung Jawab Kepala Divisi Umum :

Merencanakan, memyelenggarakan dan mengendalikan ketata usahaan umum, kerumah-tanggaan dan protokoler cabang serta pengadaan, dan pemeliharaan barang inventaris dan alat tulis kantor.
Merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan administrasi personalia, hubungan industrial, kesejahteraan, keselamatan dan kesehatan kerja pegawai.
Merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan penelaahan dan penanganan masalah hukum dan kegiatan hubungan masyarakat.
Merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan pengamanan aset perusahaan, keamanan dan ketertiban di lingkungan kerja cabang.
Menganalisis dan melakukan pembinaan dan penilaian prestasi kerja pegawai yang ada dijajaran Urusan Umum.
Mengevaluasi seluruh kegiatan Urusan Umum.

DISAIN SII PELATIHAN TENAGA KERJA DI DINAS TENAGA KERJA N TRANSMIGRASI SUMBAR

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Indonesia merupakan negara yang memiliki jumlah penduduk yang sangat banyak dan setengah dari jumlah penduduk Indonesia merupakan angka produktif pekerja, tetapi kenyataannya banyak dari penduduk yang masih belum mendapatkan pekerjaan.

Propinsi Sumatera Barat pada dasarnya juga memiliki jumlah angka produktif kerja yang cukup besar, tetapi masih banyak juga yang menjadi pengangguran. Hal ini disebabkan oleh kurangnya ketrampilan yang dimiliki, yang mana terjadi karena beberapa faktor penyebab, seperti kurangnya kesadaran penduduk untuk meraih ilmu/pendidikan yang lebih tinggi dan juga disebabkan oleh putus sekolah karena kurangnya dana, dan lain sebagainya.

Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi merupakan lembaga pemerintah yang bertugas memberikan penyuluhan dan arahan kepada calon pekerja dan para transmigran yang akan ditempatkan pada Unit Pelatihan Tenaga Kerja Nakertrans yang memiliki enam unit badan pelatihan yang tersebar di Sumatera Barat ini. Disetiap unit pelatihan memberikan laporan kepada Dinas Nakertrans tentang kegiatan yang dilakukan oleh setiap Balai pelatihan.

Pada saat ini Dinas Nakertrans Sumbar dalam pembuatan laporan masih melakukan secara manual, sehingga dalam menjalankan sistem informasi terlihat belum efektif dan efisien untuk menghasilkan suatu laporan yang diinginkan. Agar tidak terjadi kesimpang siuran dalam prosesnya dan juga dalam informasi maka perlu dibuat suatu rancangan tentang sistem informasi agar mempermudah mengetahui apakah pelatihan yang dilakukan benar-benar berhasil guna dan tepat guna.

Berdasarkan pertimbangan diatas dan mengingat perlunya suatu sistem yang andal dalam mendapatkan informasi yang tepat, maka penulis mengambil gagasan untuk melakukan perobahan sistem manual menjadi komputerisasi pada sistem pelatihan yang dilakukan oleh setiap balai latihan kerja yang tersebar di Sumatera Barat ini dengan judul “DISAIN SISTEM INFORMASI PELATIHAN TENAGA KERJA PADA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI SUMATERA BARAT DENGAN APLIKASI BAHASA PEMROGRAMAN VISUAL BASIC 6.0”.

1.2 Perumusan Masalah

Perumusan masalah yang dapat disimpulkan dan disajikan sebagai acuan dalam melaksanakan pengembangan Sistem Informasi untuk pelatihan tenaga kerja pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Sumatera Barat adalah sebagai berikut :

1. Laporan tentang aktivitas peserta pelatihan tenaga kerja dan data tentang peserta yang telah mengikuti pelatihan pada Balai Latihan Tenaga Kerja yang kurang akurat, yang disebabkan oleh masih dilakukan secara manual

2. Kurangnya koordinasi antara satu balai latihan yang sudah mengikuti pelatihan pada Balai Latihan.

3. Sistem Informasi pengolahan data operasi memakan waktu yang cukup lama dan sering mengalami keterlambatan, karena masih memakai sistem manual.

1.3 Hipotesa

Berdasarkan rumusan yang dikemukakan diatas, maka penulis dapat memberikan beberapa hipotesa, diantaranya :

1. Dengan adanya pembuatan dan penggunaan Aplikasi Bahasa Pemrograman Visual Basic dalam pengembangan sistem informasi, bisa dihasilkan informasi yang lebih cepat atau tidak mengalami keterlambatan dalam pembuatan laporan pelatihan tenaga kerja.

2. Dengan adanya pembuatan suatu perancangan sistem baru diharapkan dapat meningkatkan sistem informasi yang ada dan memberikan perubahan kearah yang lebih baik dibandingkan dengan sistem lama.

3. Dengan melakukan peningkatan dan pengembangan terhadap sistem informasi untuk perubahan kearah yang lebih baik diharapkan dapat meningkatkan kualitas informasi yang diperlukan.

1.4 Tujuan Penelitian

Secara umum tujuan penelitian yang dilakukan penulis yaitu untuk mencari atau memberikan suatu solusi / pemecahan terhadap masalah tertentu, berdasarkan data yang dikumpulkan selama proses penilitian berlangsung.

Adapun tujuan penelitian yang hendak dicapai adalah :

1. Untuk merancang sistem yang dapat mengatur pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pencarian data pelatihan ketenaga kerjaan pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Sumatera Barat.

2. Untuk memberikan gambaran kepada pihak-pihak tertentu tentang perubahan sistem dari sistem yang lama menuju suatu efisiensi dan efektifitas kerja sistem informasi yang handal.

3. Untuk mengaplikasikan Program Visual Basic dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan.

4. Hasil dari penelitaian ini diharapkan bisa sebagai pengembangan kerja dalam bidang managemen informasi dibagian pelatihan tenaga kerja pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Sumatera Barat.

1.5 Ruang Lingkup Permasalahan

Agar penulisan skripsi ini lebih terarah dan dapat mencapai suatu sasaran serta menghindari terjadinya penyimpangan dari tujuan penelitian, maka penulis memberikan batasan ruang lingkup masalah yang akan dibahas. Dalam penulisan ini penulis hanya membahas tentang pengelolaan data peserta latihan pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Sumatera Barat.

1.6 Metode Penelitian

Untuk mendapatkan hasil pembahasan yang lebih baik dalam penulisan skripsi ini, maka penulis membutuhkan beberapa data serta informasi yang dapat membantu dalam penyusunan laporan skripsi ini. Adapun metode yang penulis gunakan diantaranya, sebagai berikut :

1. Penelitian perpustakaan (Library Research)

Untuk memperoleh data-data dan informasi dalam penyusunan skripsi ini, penulis membaca buku-buku dan literatur yang berhubungan dengan pelatihan tenaga kerja pada Dinas Tenaga Kerja.

2. Pelatihan Lapangan (Field Research)

Langsung melakukan survei pada Dinas Nakertrans untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini, dengan cara :

a. Wawancara (Interview).

Merupakan metode yang dilakukan dengan cara mengajukan daftar pertanyaan secara tertulis serta melakukan wawancara langsung pada Dinas Nakertrans yang bersangkutan, sesuai dengan permasalahan diatas.

b. Observasi

Merupakan suatu metode dengan melakukan pengamatan langsung pada Dinas Nakertrans untuk mendapatkan data-data dan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

3. Penelitian Laboratorium (Laboratory Research)

Penelitian ini dilakukan secara langsung dengan memanfaatkan dan memberdayakan fasilitas-fasilitas yang ada di laboratorium. Penelitian ini dibantu dengan menggunakan komputer, gunanya untuk menganalisa hasil dari penelitian yang dilakukan pada Dinas Nakertrans Sumatera Barat, dan untuk membuktikan keberhasilan sistem informasi yang penulis tingkatkan dalam bentuk merancang software yang lebih efektif dan efisien. Dan untuk mendukung proses pembuatan laporan studi ini penulis menggunakan seperangkat komputer dengan spesifikasi sebagai berikut :

1. Hardware

a). Processor Intel Pentium 233 MMX

b). SDRAM 64 MB

c). Monitor SVGA NEC 14 Inch

d). Media Penyimpanan berupa disket 3,5 HD dengan kapasitas 1,44 MB

e). Printer Cannon i255

2. Software

a). Microsoft Word 2000

b). Bahasa Pemrograman Visual Basic

BAB II

TINJAUAN UMUM TENTANG DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Dinas Nakertrans) adalah suatu Badan atau lembaga pemerintahan yang berada dibawah koordinasi Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi yang bertempat di propinsi. Dinas Nakertrans ini membawahi dan mengkoordinir beberapa balai latihan tenaga kerja yang ada di Kabupaten dan Kotamadya.

Dinas Nakertrans ini bertugas mengkoordinir Balai-Balai Latihan Tenaga Kerja yang ada di tingkat Kabupaten dan Kotamadya untuk membina para peserta pelatihan tenaga kerja guna menghasilkan calon-calon tenaga kerja yang mempunyai keahlian cukup dalam beberapa bidang kerja guna diterjunkan nantinya dalam mencari lapangan pekerjaan.

Untuk lebih jelasnya mengenai Dinas Nakertrans ini, akan dibahas pada sub bab berikut tentang sejarah pembentukan Departemen Tenaga kerja dan Transmigrasi.

2.1 Sejarah Departemen Tenaga Kerja

Sejak berdirinya Negara Republik Indonesia sampai sekarang, kementrian atau departemen yang diserahi tugas mengenai masalah ketenagakerjaan telah mengalami perubahan beberapa kali, baik pembentukan, penyesuaian maupun penggabungan. Perubahan tersebut disebabkan oleh perkembangan beban kerja yang harus ditangani oleh departemen tersebut.

Dalam periode perang kemerdekaan, pada masa kabinet pertama yaitu Kabinet Presidential , masalah perburuhan ditangani dan sekaligus berada dibawah Kementrian Sosial. Keadaan ini berlanjut sampai pada masa Kabinet Syahril III.

Dengan dikeluarkannya Maklumat Presiden nomor : 7 tahun 1947 yang diumumkan tanggal 3 Juli 1947 tentang susunan Kabinet Amir Syarifudin, maka ditetapkanlah Surastri K. Trimurti sebagai pejabat Kementerian Perburuhan dan Mr. Wilopo sebagai Menteri Muda Perburuhan, yang mana tugas pokok kementerian perburuhan merupakan pelimpahan tugas kementrian sosial.

Dan eksistensi kementerian perburuhan baru mulai berfungsi setelah adanya peraturan pemerintah nomor : 3 tahun 1947 yang dikeluarkan pada tanggal 25 Juli 1947. Oleh karena itulah tanggal 25 Juli ditetapkan sebagai hari jadi Departemen Tenaga Kerja yang berdasarkan keputusan menteri Tenaga Kerja RI nomor : KEP-288/MEN/1992.

Pada masa Kabinet Hatta, kementerian perburuhan berubah menjadi kementerian perburuhan dan sosial, dan sebagai menterinya ditunjuk RH. Kusnan. Dalam periode Demokrasi Liberal yang dimulai pada masa pemerintah Republik Indonesia Serikat (RIS), kementerian perburuhan menjadi lebih lengkap karena mencakup struktur organisasi pusat sampai tingkat daerah dan resort dengan uraian tugas yang lebih jelas.

Dalam periode Demokrasi Terpimpin, dengan dikeluarkannya Dekrit Presiden 5 Juli 1959 telah membuka babak baru dalam ketata negaraan. Dalam periode ini kehidupan kenegaraan diwarnai oleh kehidupan politik yang terpusat dalam pola Nasionalis, Agama, Komunis {Nasakom). Salah satu dampak dari pola ini adalah kuatnya pengaruh Partai Komunis Indonesia (PKI) dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi menteri perburuhan.

Dalam periode Orde Baru, terjadilah penertiban dan pembersihan seluruh organisasi pemerintahan yang dilakukan oleh pemerintah sendiri. Sejalan dengan itu maka terjadilah perubahan nama organisasi perburuhan menjadi Departemen Tenaga Kerja.

2.2 Sejarah Departemen Transmigrasi

Perpindahan penduduk khususnya dari pulau Jawa, dalam sejarah telah dimulai pada awal abad XX, yaitu pada masa Pemerintahan Kolonial Belanda. Perpindahan penduduk dilaksanakan dengan tujuan mencari tenaga kerja yang murah guna dipekerjakan di perkebunan-perkebunan belanda yang berada di luar pulau Jawa.

Usaha perpindahan penduduk pada masa itu dikenal dengan nama Kolonialisasi, yaitu dengan menetapkan petani-petani dari pulau jawa ke desa-desa baru diluar pulau jawa. Penetapan ini dimulai pada tahun 1905 dengan memindahkan sebanyak 155 keluarga petani dari daerah Kedu menuju desa Gedongan yang berada dibawah Keresidenan Lampung.

Setelah Indonesia merdeka seluruh pegawai jawatan transmigrasi masuk kedalam Kementrian Sosial yang dalam programnya mendapat tugas penyelenggaraan transmigrasi, hal ini sesuai dengan keputusan presiden RI nomor : 18/PM/1950 tanggal 2 Oktober 1950.

Penyelenggaraan transmigrasi di Sumatera Barat dilaksanakan pada masa Kabinet Wilopo yang awal pengirimannya pada tahun 1953, yang berasal dari transmigrasi APPDT Jawa tengah sebanyak 83 KK (293 jiwa) menuju desa baru Kecamatan Bukit Pasaman Kabupaten Pasaman.

Untuk mengatur penyelenggaraan transmigrasi, maka dibentuklah Undang-Undang nomor 3 tahun 1972 tentang ketentuan-ketentuan pokok transmigrasi, dan dirubah lagi menjadi Undang-Undang nomor 15 tahun 1997 tentang perpindahan penduduk secara sukarela untuk meningkatkan kesejahteraan dan menetap di wilayah pengembangan transmigrasi tersebut.

2.3 Pembentukan Dinas Nakertrans

Menurut Peraturan daerah (Perda) Sumatera Barat nomor 5 tahun 2001, menimbang bahwa telah ditetapkannya undang-undang nomor 22 tahun 1999 tentang pemerintahan daerah dan peraturan pemerintah (pp) nomor 25 tahun 2000 tentang kewenangan pemerintah dan kewenangan propinsi sebagai daerah otonom, serta sebagai tindak lanjut dari peraturan pemerintah nomor 84 tahun 2000 tentang pedoman organisasi perangkat daerah, maka perlu diatur kembali organisasi dan tata kerja dinas daerah propinsi Sumatera Barat.

Oleh karena itu berdasarkan undang-undang nomor 22 tahun 2001, maka Dinas Tenaga kerja dan Dinas Transmigrasi dan PPH digabung menjadi satu, dengan nama Dinas Tenaga kerja dan Transmigrasi.

2.4 Struktur Organisasi

Seperti layaknya suatu lembaga atau badan pemerintahan, Dinas Nakertrans juga memiliki struktur organisasi yang jelas sama seperti lembaga-lembaga pemerintahan lainnya, dimana lembaga ini bertempat di Propinsi dan dikepalai oleh seorang Kepala Dinas.

Sedangkan untuk daerah Kabupaten dan Kotamadya hanya ada balai-balai latihan kerja dan balai latihan transmigrasi yang dipimpin oleh seorang kepala setingkat Kepala seksi (Kasi).

Untuk lebih jelasnya tentang struktur organisasi dari Dinas Nakertrans ini akan saya lampirkan bagan susunan organisasi Dinas Nakertrans Propinsi Sumbar pada halaman lampiran (Lampiran A).

Dan masing-masing bagian maupun seksi dari struktur organisasi Dinas Nakertrans Propinsi Sumbar tentulah mempunyai tugas-tugas tersendiri. Yang mana akan saya terangkan pada sub bab berikut.

2.5 Pembagian Tugas Dari Masing-Masing Bagian Yang Terkait

Sebagaimana yang telah dijelaskan diatas bahwa Dinas Nakertrans memiliki struktur organisasi yang jelas yang mana bagannya kami lampirkan pada halaman lampiran khusus. Dan untuk mengetahui tugas dari masing-masing bagian tersebut, maka berikut ini akan dijelaskan tugas dari masing-masing bagian yang terkait pada Dinas Nakertrans, antara lain :

1. Kepala Dinas

Mempunyai tugas pokok :

Mengatur, mengawasi segala kegiatan yang dilakukan oleh seksi-seksi pada kantor dinas tenaga kerja transmigarasi

2. Kepala Bagian Tata Usaha

Uraian kegiatan

a. Memproses usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mutasi pegawai, pengangkatan dalam jabatan serta pengangkatan calon pegawai negeri sipil.

b. Mengurus kartu taspen, kartu pegawai (karpeg), dan kartu lain, serta mengurus dan menyimpan DP3 serta administrasi jabatan fungsional.

c. Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh unit, mengarahkan surat-surat baik surat maupun surat keluar, serta memelihara dokumen (perpustakaan).

d. Mengatur dan mengelola urusan yang meliputi tata usaha keuangan, perbendaharaan, verifikasi dan pembukuan serta pembayaran gaji pegawai.

3. Kepala Sub Dinas Perancangan dan Program.

Uraian tugas:

a. Membuat atau mengusulkan perancangan tentang tenaga kerja dan transmigrasi.

b. Mengatur masalah transmigrasi perizinan dan iuran kerja

c. Memberikan informasi tentang tenaga kerja dan transmigrasi baik yang yang ditargetkan maupun yang terealisasi.

d. Bertanggungjawab memantau, mengevaluasi dan memberikan pelaporan tentang tenaga kerja dan dan transmigrasi kepada daerah dan pusat.

4. Kepala Sub Dinas Hub. Industri Pengawas Tenaga Kerja dan Purna Karya

Uraian tugas:

a. Bertanggung jawab atas hubungan industrial dan penyelesaian perselisihan yang terjadi pada tenaga kerja dan transmigrasi.

b. Memberikan penyuluhan dan penerapan tentang persyaratan untuk pekerja.

c. Mengatur penerapan norma kerja, jaminan sosial dan purna karya bagi setiap pegawai pada dinas tenaga kerja dan transmigrasi.

d. Mengurus masalah kesehatan, keselamatan kerja dan hiperkes bagi setiap pekerja.

5. Kepala Sub Dinas Pelatihan dan Penetapan Tenaga Kerja.

Uraian tugas:

a. Memberikan informasi mengenai pasar kerja dan penempatan tenaga kerja.

b. Mengatur masalah tenaga kerja yang akan ditempatkan diluar negeri.

c. Mencari serta teknologi tepat guna bagi para tenaga kerja.

d. Memberikan pelatihan dan membuat sertifikat, standarisasi, pemagangan dan produktivitas tenaga kerja.

6. Kepala Sub Dinas Penyiapan dan Penempatan Tenaga Kerja.

Uraian tugas :

a. Menentukan siapa saja dan di daerah mana yang harus ditransmigrasikan

b. Bertanggung jawab atas transmigrasi antar daerah.

c. Memberikan sarana dan prasarana bagi transmigrasi yang belum menghasilkan.

d. Menetapkan lahan yang akan dijadikan sebagai tempat untuk pelaksanaan transmigrasi.

7. Kepala Sub Dinas Bina Usaha Tranmigrasi.

Uraian kegiatan:

a. Memberikan pembinaan dan pengembangan usaha ekonomi para trasmigran.

b. Memberikan penyuluhan sosial tentang adat istiadat yang berlaku pada daerah transmigarai tersebut agar dapat beradaptasi.

c. Memberikan bimbingan dan penyuluhan kepada transmigran untuk meningkatkan taraf hidupnya.

d. Mengusulkan penyediaan sarana umum seperti pasar dan lainya pada daerah transmigrasi.

Disain Sistem Pengolahan Data Administrasi Jasa Sewa Penumpukan Barang Dalam Gudang Di Areal Pelabuhan Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) Dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat dewasa ini sejalan dengan meningkatnya kebutuhan akan informasi. Salah Satu hal yang mengalami peningkatan yang pesat baik dari segi penerapan dan perkembangannya adalah teknologi komputer yang memiliki kemampuan tinggi, yang dapat membantu manusia didalam melaksanakan berbagai aktifitasnya, baik dibidang militer, perindustrian sampai bidang ekonomi. Akibat dari pesatnya kemajuan kadang-kadang suatu produk teknologi tersebut seolah-olah tidak terjangkau oleh daya fikir manusia khususnya masyarakat awam.

Dinegara-negara maju dan perkembangan komputer sudah merupakan alat yang sangat dibutuhkan untuk membantu dalam meningkatkan efesiensi dan efektiftas terhadap waktu dan cara bekerja. Dari hal tersebut diatas dapat diketahui bahwa komputer merupakan suatu alat yang dapat membantu manusia khususnya dalam mengolah data menjadi suatu informasi dengan cepat, oleh karena itu banyak instansi-instasi baik itu instansi pemerintah maupun swasta yang menggunakan jasa komputer didalam membantu pekerjaannya.

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa, PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) membutuhkan komputer sebagai alat bantu dalam menunjang kegiatan sehari-hari. Adapun salah satu kegiatan PT. Pelindo II yang bergerak di bidang jasa adalah: sewa penumpukan barang Dalam Gudang diareal pelabuhan khususnya penumpukan barang-barang komoditi. Tersedianya jasa penumpukan barang Dalam Gudang diareal pelabuhan adalah untuk memperlancar bongkar muat barang dari areal penumpukan ke kapal atau dari kapal ke areal penumpukan. Adapun jasa sewa penumpukan barang ini, untuk biaya sewanya didasari oleh tarif yang sudah ditentukan oleh Menteri Perhubungan.

Berdasarkan penjelasan diatas, penulis mendisain suatu sistem dalam pengolahan data admistrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan yang disusun dan disajikan lebih lanjut kedalam sebuah skripsi yang mengikuti sistem kerja serta prosedur-prosedur yang ditetapkan oleh PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) cabang Teluk Bayur dengan judul: “Disain Sistem Pengolahan Data Administrasi Jasa Sewa Penumpukan Barang Dalam Gudang Di Areal Pelabuhan Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) Dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic ”.

1.2. Perumusan Masalah

Suatu hal yang sangat diperlukan oleh PT. Pelindo II adalah usaha pengembangan, pemeliharaan mutu dan pelayanan jasa pelabuhan, sehingga perlu dilakukan perbaikan-perbaikan. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada PT. Pelindo II maka dapat ditemui beberapa masalah khususnya pada sistem pengolahan data penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan pada PT. Pelindo II.

Adapun masalah-masalah tersebut adalah sebagai berikut :

1. pada sistem pengolahan data administrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan pada PT. Pelindo II, yang masih menggunakan prosedur pengolahan data yang memakan waktu cukup lama dan tidak efisien, disebabkan volume pekerjaan yang cukup tinggi.

2. Belum optimalnya penyajian data dan informasi pengolahan data yang dilakukan dalam bidang administrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan, sehingga mengakibatkan terjadinya keterlambatan dalam pelaporan yaitu dari manajemen tingkat bawah ke manajemen tingkat atas.

3. Pengarsipan data masih dalam bentuk dokumen-dokumen yang dibukukan.

1.3. Ruang Lingkup Penelitian

Salah satu kegiatan yang dilakukan pada PT. Pelindo II cabang Teluk Bayur adalah jasa kepelabuhanan untuk barang, khususnya penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan. Agar pembahasan yang dilakukan lebih terarah yaitu, sesuai dengan tujuan yang diharapkan dari penelitian ini, maka perlu diberikan cakupan penelitian yang dibutuhkan. Adapun cakupan yang dimaksud adalah mengenai prosedur pengolahan data administrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang jenis komoditi diareal pelabuhan yang dibuat kedalam bentuk laporan dengan memanfaatkan bahasa pemrograman Visual Basic dalam melakukan pengolahan data tersebut.

1.4. Hipotesa.

Berdasarkan perumusam masalah tersebut dapat diberikan hipotesa bahwa

dengan melakukan disain sistem pengolahan data administrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan, dapat memberikan informasi yang lebih cepat dan akurat serta keamanan penyimpanan data lebih terjamin dan memudahkan dalam pengaksesan data.

1.5. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan, yaitu :

A. Mendisain sistem pengolahan data administrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II cabang Teluk Bayur.

B. Membangun suatu data base dengan menerapkan bahasa pemrograman Visual Basic untuk pengolahan data pendapatan jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan tersebut.

1.6. Metode Penelitian

Pada bagian ini di jelaskan metoda-metoda apa saja yang digunakan dalam pengumpulan data jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan dan metoda analisa yang digunakan pada penulisan skripsi ini.

Data yang penulis kumpulkan dari cara penulis mendapatkan terdiri dari : 1. Data Primer

Data yang penulis dapatkan langsung dari PT. Pelindo II cabang Teluk Bayur.

2. Data Sekunder

Data yang penulis dapatkan berasal dari luar PT. Pelindo II Cabang Teluk Bayur seperti perusahaan bongkar muat barang.

1.6.1 Metoda Pengumpulan Data

Dalam menyelesaikan penulisan skripsi penulis melakukan tiga metoda pengumpulan data yaitu :

1. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian ini dilakukan dengan cara survey langsung ke PT. Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) cabang Teluk Bayur, Jl. Semarang No.3 Teluk Bayur Padang, untuk data-data yang berkaitan dengan penelitian.

2. Penelitian Perpustakaan (Library Research)

Penelitian dilakukan sebagai study pendahuluan yang bertujuan mengumpulkan data-data dari buku-buku atau literatur-literatur yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti.

3. Penelitian Laboratorium (Laboratory Research)

Penelitian ini dilakukan dengan membuat suatu software yang sesuai dengan pembahasan yang dilakukan, dimana dalam pendisainan didukung oleh software dan hardware sebagai berikut :

Software yang dipakai :

1. Sistem operasi : Windows 98 .

2. Software program : Microsoft Visual Basic 6.0

Hardware yang dipakai :

1. CPU Pentium 133 Mhz dengan main memory 32 Mb.

2. Disket HD 3.5 inchi

3. Monitor SVGA

4. Printer Canon BJC-210SP

1.6.2 Metoda Analisa

Untuk metoda analisa ada empat cara yang digunakan oleh penulis yaitu:

1. Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD)

Diagram arus data merupakan suatu bagan untuk mewakili arus data yang mengalir dalam suatu sistem dengan mengunakan simbol-simbol tertentu sehingga dapat dengan mudah dipahami oleh penguna.

Pada tahap analisis diagram arus data ini digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sisetm baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data itu mengalir.

2. Bagan Alir Dokumen atau Dokument Flowchat

Bagan alir dokument merupakan bagan alir yang menunjang arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

3. Bagan Alir Sistem atau Sytem Folwchart

Bagan alir program merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci lankah-langkah dari proses program.

4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram merupakan suatu model yang digunakan untuk menjelaskan hubungan antar entity.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Ringkas Berdirinya PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II

Sebelum tahun 1960 perusahaan-perusahaan pelabuhan di Indonesia pengusahaannya didasarkan pada IBW (Inlische Bedrijventwet) untuk pelabuhan besar, sedangkan untuk pelabuhan kecil pengusahaannya berdasarkan ICW (Indische Comtabilitetswet). Pada tahun 1960 keluar UU No 19 PP tahun 1960 dimana berdasarakan UU tersebut pelabuhan-pelabuhan yang berada di Indonesia dikelolaholeh PT. Pelahuhan (Perusahaan Negara Pelabuhan). Kemudian pada tahun 1969 keluar Peraturan Pemerintah yaitu PP I Tahun 1969 yang berisikan tentang peraturan kembali mekanisme kerja antar instansi pelabuhan, berdasarkan PP I ini maka bentuk kepengusahaan pelabuhan dialihkan dari PN Pelabuhan menjadi Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP). Tahun 1983 dikeluarkan PP II tahun 1983 yang mengatur masalah pembinaan pelabuhan yang bertujuan untuk dapat lebih meningkatkan peranan pelabuhan sebagai salah satu faktor pendukung kelancaran angkutan laut. Dengan keluarnya PP ini status perusahaan ini dialihkan kembali dalam bentuk Perusahaan Umum Pelabuhan (Perum Pelabuhan). Perum Pelabuhan II ini dibentuk berdasarkan Keputusan Mentri Perhubungan Nomor KM5 tahun 1988 tanggal 8 Februari tentang organisasi dan tata kerja Perumpel II yang merupakan cabang dari kantor pusat yang ada di Jakarta. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 57 tahun 1991 tanggal 19 Oktober 1991, terhitung mulai tanggal 1 Januari 1993 status Badan Hukum Perusahaan umum Pelabuhan II berubah menjadi PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II. Pelabuhan Teluk Bayur merupakan satu-satunya pelabuhan laut yang terletak dipatai barat Sumatera Barat yang teramai dikunjungi oleh kapal-kapal semudera dan antar pulau. Secara umum lokasi pelabuhan Teluk Bayur cukup strategis karena terletak dipantai barat pulau Sumatera. Pelabuhan ini merupakan pelabuhan alam yang terletak pada posisi 01⁰-00’-04” LS dan 100⁰-21’-00” BT. Teluk Bayur adalah pelabuhan samudera dengan kedalaman ± 10 m LWS yang dilingkari oleh Bukit Air Manis dan Bukit Putus serta dilindungi oleh gugusan pulau Karsik dan pulau kecil lainnya.

2.2. Perkembangan PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II

Adapun PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II bertujuan untuk melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program Pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan serta untuk memupuk keuntungan bagi Pelabuhan Indonesia II dengan menyelenggarakan usaha jasa kepelabuhanan dan usaha-usaha lainya yang mempunyai hubungan dengan usaha tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut diatas maka PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II menyediakan dan mengusahakan fasilitas sebagai berikut :

a. Perairan dan kolam pelabuhan untuk lalu lintas pelayaran dan tempat kapal berlabuh.

b. Pelayanan jasa pemanduan (pilotage) dan penundaan kapal keluar masuk pelabuhan, oleh gerak kapal dalam kolam pelabuhan, serta jasa pemanduan dan penundaan kapal-kapal yang melakukan pelayaran dari suatu pelabuhan ke pelabuhan lainnya, serta jasa angkutan bandar.

c. Fasilitas untuk kapal bertambat dan melakukan bongkar muat barang serta embarkasi dan debarkasi penumpang.

d. Fasilitas pergudangan dan lapangan penumpukan barang untuk menunjang peningkatan efisiensi bongkar muat barang dari dan ke kapal, serta untuk konsolidasi barang muatan.

e. Terminal Petikemas untuk melayani bongkar muat di pelabuhan.

f. Terminal curah untuk melayani bongkar muat barang curah.

g. Jasa pelayanan bongkar muat barang di Terminal Konvensional.

h. Fasilitas terminal penumpang untuk melayani embarkasi dan debarkasi penumpang kapal laut.

i. Fasilitas listrik, air minum, dan telepon untuk kapal dan umum dalam daerah lingkungan kerja pelabuhan.

j. Lahan untuk industri, bangunan dan ruangan perkantoran umum.

k. Fasilitas pelayanan Rumah Sakit untuk umum, serta Pendidikan dan Latihan Kepelabuhan.

2.3. Struktur Organisasi PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II

Agar dalam melakukan suatu pekerjaan dengan baik dalam sebuah perusahaan dibutuhkan suatu sistem kerjasama. Kerjasama ini merupakan unsur organisasi. Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan antara fungsi-fungsi dalam suatu oraganisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya. Struktur organisasi yang baik adalah organisasi yang sehat dan efisien, perlu diperhatikan berbagai komponen organisasi seperti : tujuan organisasi, pembagian kerja, wewenang, tanggung jawab, disiplin dan kesatuan perintah. Sekalipun tiap-tiap organisasi berbeda dalam suatu atau beberapa hal dari organisasi lainnya, namun organisasi itu dapat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu :

1. Sistem Organisasi Garis.

2. Sistem Organisasi Fungsional.

3. Sistem Organisasi Garis Dan Staf.

PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) mengunakan sistem organisasi garis dan staf pada gambar 1. Dimana pada perusahaan ini dipimpin langsung oleh seorang kepala cabang (General Manager) yang membawahi 5 divisi yang bertanggung jawab kepadanya.

1. General Manager

Penanggung jawab kebijakan operasi Cabang Pelabuhan Teluk Bayur meliputi kepanduan, pelayanan jasa, teknik dan sistem informasi, keuangan, sumber daya manusia dan umum, serta kendali mutu yang dijabarkan dari strategi dan kebijaksanan perusahaan.

2. Asisten General Manager Kendali Mutu

Pembantu General Manager dalam penjabaran program yang ditetapkan ke dalam kegiatan perencanaan, pengkoordinasian, pengawasan, dan pengendalian mutu pelayanan jasa, serta usaha pengembangan dan pemeliharaan yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

2.1. Manager Kepanduan

Penanggung jawab program kerja bidang kepanduan dan penundaan, serta telekomunikasi dan administrasi kepanduan yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

2.2. Manager Pelayanan Jasa

Penanggung jawab program kerja bidang pelayanan kapal dan barang, pelayanan umum, dan usaha terminal yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

2.3. Manager Teknik dan Sistem Informasi

Penanggung jawab program kerja bidang teknik sipil, teknik mesin dan listrik, serta sistem informasi yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

2.4. Manager Keuangan

Penanggung jawab program kerja bidang anggaran dan akuntansi, serta pendapatan dan perbendaharaan yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

2.5. Manager Sumber Daya Manusia dan Umum

Penanggung jawab program kerja bidang sumber daya manusia, administrasi umum dan rumah tangga yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

STRUKTUR ORGANISASI

PT (PERSERO) PELABUHAN INDONESIA II

CABANG TELUK BAYUR

Gambar 2.1. Struktur organisasi PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Teluk Bayur

Sumber : PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Teluk Bayur

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dengan melakukan disain sistem pengolahan data jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan ini, dalam menunjang bagian administrasi yang mana masih dilakukan secara manual, sehingga dalam memproses data jasa sewa penumpukan barang dalam gudang memerlukan waktu yang lama yaitu lebih kurang 3 hari dalam pembuatan laporan untuk 50 data sehingga terjadinya penumpukan pekerjaan bagi petugas yang melakukanya Sedangkan dengan mengunakan komputer dalam pembuatan laporan, hanya mengunakan waktu dalam beberapa jam saja. Dari uraian bab yang terdahulu, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Laporan jasa sewa penumpukan barang sangat penting untuk menunjang bagian adminstrasi dalam hal pengolahan data yang lebih baik

2. Dari analisa sistem yang sedang berjalan maka diperlukan komputerisasi dalam pengolahan data jasa sewa penumpukan barang dengan mengunakan bahasa pemrograman Visual Basic untuk dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat dan terjamin ketelitiannya

3. Pengaksesan data dan penyimpanan data dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

5.2 Saran-saran

Sesuai dengan uraian penulis dalam skripsi ini maka perlu diberikan saran-saran yang mungkin untuk dilakukan pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II

(PT. Pelindo II) yaitu:

1.. Sebaiknya perusahaan menerapkan sistem komputerisasi dalam melakukan pengolahan data jasa penumpukan barang agar dapat memberikan informasi dengan cepat, padat dan akurat.

2. Untuk mengoperasikan program yang dirancang ini, terlebih dahulu PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II harus menyiapkan tiga aspek yang dibutuhkan dalanm sistem pengolahan data secara komputerisasi yaitu:

a. Hardware (perangkat keras komputer)

b. Software (perngkat lunak komputer)

c. Brainware (orang yang menjalankan atau user)

3. Dalam penerapan sistem tersebut sebaiknya PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II melakukan trainning terhadap karyawan dalam mengoperasikan komputer tersebut.