Disain Sistem Pengolahan Data Administrasi Jasa Sewa Penumpukan Barang Dalam Gudang Di Areal Pelabuhan Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) Dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang Pemilihan Judul

            Perkembangan  ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat dewasa ini sejalan dengan meningkatnya kebutuhan akan informasi.  Salah Satu hal yang mengalami peningkatan yang pesat baik dari segi penerapan dan perkembangannya adalah teknologi komputer yang memiliki kemampuan tinggi, yang dapat membantu manusia didalam melaksanakan berbagai aktifitasnya, baik dibidang militer, perindustrian sampai bidang ekonomi.  Akibat dari pesatnya kemajuan kadang-kadang suatu produk teknologi tersebut seolah-olah tidak terjangkau oleh daya fikir manusia khususnya masyarakat awam.

Dinegara-negara maju dan perkembangan komputer sudah merupakan alat yang sangat dibutuhkan untuk membantu dalam meningkatkan efesiensi dan efektiftas terhadap waktu dan cara bekerja.  Dari hal tersebut diatas dapat diketahui bahwa komputer merupakan suatu alat yang dapat membantu manusia khususnya dalam mengolah data menjadi suatu informasi dengan cepat, oleh karena itu banyak instansi-instasi baik itu instansi pemerintah maupun swasta yang menggunakan jasa komputer didalam membantu pekerjaannya.

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa, PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) membutuhkan komputer sebagai alat bantu dalam menunjang kegiatan sehari-hari. Adapun salah satu kegiatan PT. Pelindo II yang bergerak di bidang jasa adalah: sewa penumpukan barang Dalam Gudang diareal pelabuhan khususnya penumpukan barang-barang komoditi. Tersedianya jasa penumpukan barang Dalam Gudang diareal pelabuhan adalah untuk memperlancar bongkar muat barang dari areal penumpukan ke kapal atau dari kapal ke areal penumpukan. Adapun jasa sewa penumpukan barang ini, untuk biaya sewanya didasari oleh tarif yang sudah ditentukan oleh Menteri Perhubungan.

 Berdasarkan penjelasan diatas, penulis mendisain suatu sistem dalam pengolahan data admistrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan yang disusun dan disajikan lebih lanjut kedalam sebuah skripsi yang mengikuti sistem kerja serta prosedur-prosedur yang ditetapkan oleh PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) cabang Teluk Bayur  dengan judul: “Disain Sistem Pengolahan Data Administrasi Jasa Sewa Penumpukan Barang Dalam Gudang Di Areal Pelabuhan Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) Dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic ”.

 1.2. Perumusan Masalah

Suatu hal yang sangat diperlukan oleh PT. Pelindo II adalah usaha pengembangan, pemeliharaan mutu dan pelayanan jasa pelabuhan, sehingga perlu dilakukan perbaikan-perbaikan. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada PT. Pelindo II  maka dapat ditemui beberapa masalah khususnya pada sistem  pengolahan data penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan pada PT. Pelindo II.

Adapun masalah-masalah tersebut adalah sebagai berikut :

1.      pada sistem pengolahan data administrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan pada PT. Pelindo II, yang masih menggunakan prosedur pengolahan data yang memakan waktu cukup lama dan tidak efisien, disebabkan volume pekerjaan yang cukup tinggi.

2.      Belum optimalnya penyajian data dan informasi pengolahan data yang dilakukan dalam bidang administrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan, sehingga mengakibatkan terjadinya keterlambatan dalam pelaporan yaitu dari manajemen tingkat bawah ke manajemen tingkat atas.

3.      Pengarsipan data masih dalam bentuk dokumen-dokumen yang dibukukan.

1.3. Ruang Lingkup Penelitian

Salah satu kegiatan yang dilakukan pada PT. Pelindo II cabang Teluk Bayur adalah jasa kepelabuhanan untuk barang, khususnya penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan. Agar pembahasan yang dilakukan lebih terarah yaitu, sesuai dengan tujuan yang diharapkan dari penelitian ini, maka perlu diberikan cakupan penelitian yang dibutuhkan. Adapun cakupan yang dimaksud adalah mengenai prosedur pengolahan data administrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang jenis komoditi diareal pelabuhan yang dibuat kedalam bentuk laporan dengan memanfaatkan bahasa pemrograman Visual Basic dalam melakukan pengolahan data tersebut.

1.4. Hipotesa.

            Berdasarkan perumusam masalah tersebut dapat diberikan hipotesa bahwa

dengan melakukan disain sistem pengolahan data administrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan, dapat memberikan informasi yang lebih cepat dan akurat serta keamanan penyimpanan data lebih terjamin dan memudahkan dalam pengaksesan data. 

      

1.5. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan, yaitu :

A.    Mendisain sistem pengolahan data administrasi jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan pada  PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II cabang Teluk Bayur.

B.     Membangun suatu data base dengan menerapkan bahasa pemrograman Visual Basic untuk pengolahan data pendapatan jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan tersebut.

1.6.    Metode Penelitian

Pada bagian ini di jelaskan metoda-metoda apa saja yang digunakan dalam pengumpulan data jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan dan metoda analisa yang digunakan pada penulisan skripsi ini.

Data yang penulis kumpulkan dari cara penulis mendapatkan terdiri dari :                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     1. Data Primer

Data yang penulis dapatkan langsung dari PT. Pelindo II cabang Teluk Bayur.

2.    Data Sekunder

Data yang penulis dapatkan berasal dari luar PT. Pelindo II Cabang Teluk Bayur seperti perusahaan bongkar muat barang.

1.6.1 Metoda Pengumpulan Data

            Dalam menyelesaikan penulisan skripsi penulis melakukan tiga metoda pengumpulan data yaitu :

1. Penelitian Lapangan (Field Research)

     Penelitian ini dilakukan dengan cara survey langsung ke PT. Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) cabang Teluk Bayur, Jl. Semarang No.3 Teluk Bayur Padang, untuk data-data yang berkaitan dengan penelitian.

2. Penelitian Perpustakaan (Library Research)

Penelitian dilakukan sebagai study pendahuluan yang bertujuan mengumpulkan data-data dari buku-buku atau literatur-literatur yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti.

3. Penelitian Laboratorium (Laboratory Research)

Penelitian ini dilakukan dengan membuat suatu software yang sesuai dengan pembahasan yang dilakukan, dimana dalam pendisainan didukung oleh software dan hardware sebagai berikut :

Software yang dipakai  :

1.      Sistem operasi           : Windows 98 .

2.      Software program     : Microsoft Visual Basic 6.0

Hardware yang dipakai   :

1.      CPU Pentium 133 Mhz dengan main memory 32 Mb.

2.      Disket HD 3.5 inchi

3.      Monitor SVGA

4.      Printer Canon BJC-210SP

1.6.2 Metoda Analisa

            Untuk metoda analisa ada empat cara yang digunakan oleh penulis yaitu:

1.      Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD)

Diagram arus data merupakan suatu bagan untuk mewakili arus data yang mengalir dalam suatu sistem dengan mengunakan simbol-simbol tertentu sehingga dapat dengan mudah dipahami oleh penguna.

Pada tahap analisis diagram arus data ini digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sisetm baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data itu mengalir.

2.      Bagan Alir Dokumen atau Dokument Flowchat

Bagan alir dokument merupakan bagan alir yang menunjang arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

3.      Bagan Alir Sistem atau Sytem Folwchart

Bagan alir program merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci lankah-langkah dari proses program.

4.      Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram merupakan suatu model yang digunakan untuk menjelaskan hubungan antar entity. 

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Ringkas Berdirinya PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II

Sebelum tahun 1960 perusahaan-perusahaan pelabuhan di Indonesia pengusahaannya didasarkan pada IBW (Inlische Bedrijventwet) untuk pelabuhan besar, sedangkan untuk pelabuhan kecil pengusahaannya berdasarkan ICW (Indische Comtabilitetswet). Pada tahun 1960 keluar UU No 19 PP tahun 1960 dimana berdasarakan UU tersebut pelabuhan-pelabuhan yang berada di Indonesia  dikelolaholeh PT. Pelahuhan (Perusahaan Negara Pelabuhan). Kemudian pada tahun 1969 keluar Peraturan Pemerintah yaitu PP I Tahun 1969 yang berisikan tentang peraturan kembali mekanisme kerja antar instansi pelabuhan, berdasarkan PP I ini maka bentuk kepengusahaan pelabuhan dialihkan dari PN Pelabuhan menjadi Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP). Tahun 1983 dikeluarkan PP II tahun 1983 yang mengatur masalah pembinaan pelabuhan yang bertujuan untuk dapat lebih meningkatkan peranan pelabuhan sebagai salah satu faktor pendukung kelancaran angkutan laut. Dengan keluarnya PP ini status perusahaan ini dialihkan kembali dalam bentuk Perusahaan Umum Pelabuhan (Perum Pelabuhan). Perum Pelabuhan II ini dibentuk berdasarkan Keputusan Mentri Perhubungan Nomor KM5 tahun 1988 tanggal 8 Februari  tentang organisasi dan tata kerja Perumpel II yang merupakan cabang dari kantor pusat yang ada di Jakarta. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 57 tahun 1991 tanggal 19 Oktober 1991, terhitung mulai tanggal 1 Januari 1993 status Badan Hukum Perusahaan umum Pelabuhan II berubah menjadi PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II. Pelabuhan Teluk Bayur merupakan satu-satunya pelabuhan laut yang terletak dipatai barat Sumatera Barat yang teramai dikunjungi oleh kapal-kapal semudera dan antar pulau. Secara umum lokasi pelabuhan Teluk Bayur cukup strategis karena terletak dipantai barat pulau Sumatera. Pelabuhan ini merupakan pelabuhan alam yang terletak pada posisi 01⁰-00’-04” LS dan 100⁰-21’-00” BT. Teluk Bayur adalah pelabuhan samudera dengan kedalaman ± 10 m LWS yang dilingkari oleh Bukit Air Manis dan Bukit Putus serta dilindungi oleh gugusan pulau Karsik dan pulau kecil lainnya.

2.2.  Perkembangan PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II

Adapun PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II bertujuan untuk melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program Pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan serta untuk memupuk keuntungan bagi Pelabuhan Indonesia II dengan menyelenggarakan usaha jasa kepelabuhanan dan usaha-usaha lainya yang mempunyai hubungan dengan usaha tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut diatas maka PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II menyediakan dan mengusahakan fasilitas sebagai berikut :

 a. Perairan dan kolam pelabuhan untuk lalu lintas pelayaran dan tempat kapal  berlabuh.

 b. Pelayanan jasa pemanduan (pilotage) dan penundaan kapal keluar masuk  pelabuhan, oleh gerak kapal dalam kolam pelabuhan, serta jasa pemanduan dan penundaan kapal-kapal yang melakukan pelayaran dari suatu pelabuhan ke pelabuhan lainnya, serta jasa angkutan bandar.

 c. Fasilitas untuk kapal bertambat dan melakukan bongkar muat barang serta embarkasi dan debarkasi penumpang.

 d. Fasilitas pergudangan dan lapangan penumpukan barang untuk menunjang peningkatan efisiensi bongkar muat barang dari dan ke kapal, serta untuk konsolidasi barang muatan.

 e. Terminal Petikemas untuk melayani bongkar muat di pelabuhan.

 f. Terminal curah untuk melayani  bongkar muat barang curah.

 g. Jasa pelayanan bongkar muat barang di Terminal Konvensional.

 h. Fasilitas terminal penumpang untuk melayani embarkasi dan debarkasi penumpang kapal laut.

 i. Fasilitas listrik, air minum, dan telepon untuk kapal dan umum dalam daerah lingkungan kerja pelabuhan.

 j. Lahan untuk industri, bangunan dan ruangan perkantoran umum.

 k. Fasilitas pelayanan Rumah Sakit untuk umum, serta Pendidikan dan Latihan Kepelabuhan.

2.3. Struktur Organisasi PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II

Agar dalam melakukan suatu pekerjaan dengan baik dalam sebuah perusahaan dibutuhkan suatu sistem kerjasama. Kerjasama ini merupakan unsur organisasi. Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan antara fungsi-fungsi dalam suatu oraganisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya. Struktur organisasi yang baik adalah organisasi yang sehat dan efisien, perlu diperhatikan berbagai komponen organisasi seperti : tujuan organisasi, pembagian kerja, wewenang, tanggung jawab, disiplin dan kesatuan perintah. Sekalipun tiap-tiap organisasi berbeda dalam suatu atau beberapa hal dari organisasi lainnya, namun organisasi itu dapat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu :

1.      Sistem Organisasi Garis.

2.      Sistem Organisasi Fungsional.

3.      Sistem Organisasi Garis Dan Staf.

PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II (PT. Pelindo II) mengunakan sistem organisasi garis dan staf pada gambar 1. Dimana pada perusahaan ini dipimpin langsung oleh seorang kepala cabang (General Manager) yang membawahi 5 divisi yang bertanggung jawab kepadanya.

1.  General Manager

Penanggung jawab kebijakan operasi Cabang Pelabuhan Teluk Bayur meliputi kepanduan, pelayanan jasa, teknik dan sistem informasi, keuangan, sumber daya manusia dan umum, serta kendali mutu yang dijabarkan dari strategi dan kebijaksanan perusahaan.

2.  Asisten General Manager Kendali Mutu

     Pembantu General Manager dalam penjabaran program yang ditetapkan ke dalam kegiatan perencanaan, pengkoordinasian, pengawasan, dan pengendalian mutu pelayanan jasa, serta usaha pengembangan dan pemeliharaan yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

2.1. Manager Kepanduan

       Penanggung jawab program kerja bidang kepanduan dan penundaan, serta telekomunikasi dan administrasi kepanduan yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

2.2. Manager Pelayanan Jasa

Penanggung jawab program kerja bidang pelayanan kapal dan barang, pelayanan umum, dan usaha terminal yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

2.3. Manager Teknik dan Sistem Informasi

Penanggung jawab program kerja bidang teknik sipil, teknik mesin dan listrik, serta sistem informasi yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

2.4. Manager Keuangan

       Penanggung jawab program kerja bidang anggaran dan akuntansi, serta pendapatan dan perbendaharaan yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

2.5. Manager Sumber Daya Manusia dan Umum

       Penanggung jawab program kerja bidang sumber daya manusia, administrasi umum dan rumah tangga yang dijabarkan dari kebijakan General Manager.

STRUKTUR ORGANISASI

PT (PERSERO) PELABUHAN INDONESIA II

CABANG TELUK BAYUR

Gambar 2.1. Struktur organisasi PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Teluk Bayur

Sumber : PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Teluk Bayur

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

            Dengan melakukan disain sistem pengolahan data jasa sewa penumpukan barang dalam gudang di areal pelabuhan ini, dalam menunjang bagian administrasi yang mana masih dilakukan secara manual, sehingga dalam memproses data jasa sewa penumpukan barang dalam gudang memerlukan waktu yang lama yaitu lebih kurang  3 hari dalam pembuatan laporan untuk 50 data sehingga terjadinya penumpukan pekerjaan bagi petugas yang melakukanya Sedangkan dengan mengunakan komputer dalam pembuatan laporan, hanya mengunakan waktu dalam beberapa jam saja. Dari uraian bab yang terdahulu, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1.    Laporan jasa sewa penumpukan barang sangat penting untuk menunjang bagian adminstrasi dalam hal pengolahan data yang lebih baik

2.    Dari analisa sistem yang sedang berjalan maka diperlukan komputerisasi dalam pengolahan data jasa sewa penumpukan barang  dengan mengunakan bahasa pemrograman Visual Basic untuk dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat dan terjamin ketelitiannya

3.    Pengaksesan data dan penyimpanan data dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

5.2 Saran-saran

Sesuai dengan uraian penulis dalam skripsi ini maka perlu diberikan saran-saran yang mungkin untuk dilakukan pada PT.  (Persero)  Pelabuhan Indonesia II

(PT. Pelindo II) yaitu:

1.. Sebaiknya perusahaan menerapkan sistem komputerisasi dalam melakukan pengolahan data jasa penumpukan barang agar dapat memberikan informasi dengan cepat, padat dan akurat.

2.        Untuk mengoperasikan program yang dirancang ini, terlebih dahulu PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II harus menyiapkan tiga aspek yang dibutuhkan dalanm sistem pengolahan data secara komputerisasi yaitu:

a.       Hardware (perangkat keras komputer)

b.      Software (perngkat lunak komputer)

c.       Brainware (orang yang menjalankan atau user)

  3.   Dalam penerapan sistem tersebut sebaiknya PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II melakukan trainning terhadap karyawan dalam mengoperasikan komputer tersebut.