DISAIN SII PELATIHAN TENAGA KERJA DI DINAS TENAGA KERJA N TRANSMIGRASI SUMBAR

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang Masalah

            Indonesia merupakan negara yang memiliki jumlah penduduk yang sangat banyak dan setengah dari jumlah penduduk Indonesia merupakan angka produktif pekerja, tetapi kenyataannya banyak dari penduduk yang masih belum mendapatkan pekerjaan.

            Propinsi Sumatera Barat pada dasarnya juga memiliki jumlah angka produktif kerja yang cukup besar, tetapi masih banyak juga yang menjadi pengangguran. Hal ini disebabkan oleh  kurangnya ketrampilan yang dimiliki, yang mana terjadi karena beberapa faktor penyebab, seperti kurangnya kesadaran penduduk untuk meraih ilmu/pendidikan yang lebih tinggi dan juga disebabkan oleh putus sekolah karena kurangnya dana, dan lain sebagainya.

Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi merupakan lembaga pemerintah yang bertugas memberikan penyuluhan dan arahan kepada calon pekerja dan para transmigran yang akan ditempatkan pada Unit Pelatihan Tenaga Kerja Nakertrans yang memiliki enam unit badan pelatihan yang tersebar di Sumatera Barat ini. Disetiap unit pelatihan memberikan laporan kepada Dinas Nakertrans tentang kegiatan yang dilakukan oleh setiap Balai pelatihan.

Pada saat ini  Dinas Nakertrans Sumbar dalam pembuatan laporan masih melakukan secara manual, sehingga dalam menjalankan sistem informasi terlihat belum efektif dan efisien untuk menghasilkan suatu laporan yang diinginkan. Agar tidak terjadi  kesimpang siuran dalam prosesnya dan juga dalam informasi maka perlu dibuat suatu rancangan tentang sistem informasi agar mempermudah mengetahui apakah pelatihan yang dilakukan benar-benar berhasil guna dan tepat guna.

Berdasarkan pertimbangan diatas dan mengingat perlunya suatu sistem yang andal dalam mendapatkan informasi yang tepat, maka penulis mengambil gagasan untuk melakukan perobahan sistem manual menjadi komputerisasi pada sistem pelatihan yang dilakukan oleh setiap balai latihan kerja yang tersebar di Sumatera Barat ini dengan judul “DISAIN SISTEM INFORMASI PELATIHAN TENAGA KERJA PADA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI SUMATERA BARAT DENGAN APLIKASI BAHASA PEMROGRAMAN VISUAL BASIC 6.0”.

1.2         Perumusan Masalah

Perumusan masalah yang dapat disimpulkan dan disajikan sebagai acuan dalam melaksanakan pengembangan Sistem Informasi untuk pelatihan tenaga kerja pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Sumatera Barat adalah sebagai berikut :

1.      Laporan tentang aktivitas peserta pelatihan tenaga kerja dan data tentang peserta yang telah mengikuti pelatihan pada Balai Latihan Tenaga Kerja yang kurang akurat, yang disebabkan oleh masih dilakukan secara manual

2.      Kurangnya koordinasi antara satu balai latihan yang sudah mengikuti pelatihan pada Balai Latihan.

3.      Sistem Informasi pengolahan data operasi memakan waktu yang cukup lama dan sering mengalami keterlambatan, karena masih memakai sistem  manual.

1.3         Hipotesa

Berdasarkan rumusan yang dikemukakan diatas, maka penulis dapat memberikan beberapa hipotesa, diantaranya :

1.     Dengan adanya pembuatan dan penggunaan Aplikasi Bahasa Pemrograman Visual Basic dalam pengembangan sistem informasi, bisa dihasilkan informasi yang lebih cepat atau tidak mengalami keterlambatan dalam pembuatan laporan pelatihan tenaga kerja.

2.     Dengan adanya pembuatan suatu perancangan sistem baru diharapkan dapat meningkatkan sistem informasi yang ada dan memberikan perubahan kearah yang lebih baik dibandingkan dengan sistem lama.

3.      Dengan melakukan peningkatan dan pengembangan terhadap sistem informasi untuk perubahan kearah yang lebih baik diharapkan dapat meningkatkan kualitas informasi yang diperlukan.

1.4         Tujuan Penelitian

Secara umum tujuan penelitian yang dilakukan penulis yaitu untuk mencari atau memberikan  suatu solusi / pemecahan terhadap masalah tertentu, berdasarkan data yang dikumpulkan selama proses penilitian berlangsung.

Adapun tujuan penelitian yang hendak dicapai adalah :

1.     Untuk merancang sistem yang dapat mengatur pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pencarian data pelatihan ketenaga kerjaan pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Sumatera Barat.

2.     Untuk memberikan gambaran kepada pihak-pihak tertentu tentang perubahan sistem dari sistem yang lama menuju suatu efisiensi dan efektifitas kerja sistem informasi yang handal.

3.     Untuk mengaplikasikan Program Visual Basic dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan.

4.      Hasil dari penelitaian ini diharapkan bisa sebagai pengembangan kerja dalam bidang managemen informasi dibagian pelatihan tenaga kerja pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Sumatera Barat.

1.5         Ruang Lingkup Permasalahan

Agar penulisan skripsi ini lebih terarah dan dapat mencapai suatu sasaran serta menghindari terjadinya penyimpangan dari tujuan penelitian, maka penulis memberikan batasan ruang lingkup masalah yang akan dibahas. Dalam penulisan ini penulis hanya membahas tentang pengelolaan data peserta latihan pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Sumatera Barat.

1.6         Metode Penelitian

Untuk mendapatkan hasil pembahasan yang lebih baik dalam penulisan skripsi ini, maka penulis membutuhkan beberapa data serta informasi yang dapat membantu dalam penyusunan laporan skripsi ini. Adapun metode yang penulis gunakan diantaranya, sebagai berikut :

1.     Penelitian perpustakaan (Library Research)

Untuk memperoleh data-data dan informasi dalam penyusunan skripsi ini, penulis membaca buku-buku dan literatur yang berhubungan dengan pelatihan tenaga kerja pada Dinas Tenaga Kerja.

2.     Pelatihan Lapangan (Field Research)           

Langsung melakukan survei pada Dinas Nakertrans untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini, dengan cara :

a.       Wawancara (Interview).

Merupakan metode yang dilakukan dengan cara mengajukan daftar pertanyaan secara tertulis serta melakukan wawancara langsung pada Dinas Nakertrans yang bersangkutan, sesuai dengan permasalahan diatas.

b.      Observasi

Merupakan suatu metode dengan melakukan pengamatan langsung pada Dinas Nakertrans untuk mendapatkan data-data dan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

3.      Penelitian Laboratorium (Laboratory Research)

Penelitian ini dilakukan secara langsung dengan memanfaatkan dan memberdayakan fasilitas-fasilitas yang ada di laboratorium. Penelitian ini dibantu dengan menggunakan komputer, gunanya untuk menganalisa hasil dari penelitian yang dilakukan pada Dinas Nakertrans Sumatera Barat, dan untuk membuktikan keberhasilan sistem informasi yang penulis tingkatkan dalam bentuk merancang software yang lebih efektif dan efisien. Dan untuk mendukung proses pembuatan laporan studi ini penulis menggunakan seperangkat komputer dengan spesifikasi sebagai berikut  :

1.      Hardware

a).    Processor Intel Pentium 233 MMX

b).    SDRAM 64 MB

c).    Monitor SVGA NEC 14 Inch

d).   Media Penyimpanan berupa disket 3,5 HD dengan kapasitas 1,44 MB

e).    Printer Cannon i255

2.      Software

a).    Microsoft Word 2000

b).    Bahasa Pemrograman Visual Basic

 BAB II

TINJAUAN UMUM TENTANG DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Dinas Nakertrans) adalah suatu Badan atau lembaga pemerintahan yang berada dibawah koordinasi Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi yang bertempat di propinsi. Dinas Nakertrans ini membawahi dan mengkoordinir beberapa balai latihan tenaga kerja yang ada di Kabupaten dan Kotamadya.

Dinas Nakertrans ini bertugas mengkoordinir Balai-Balai Latihan Tenaga Kerja yang ada di tingkat Kabupaten dan Kotamadya untuk membina para peserta pelatihan tenaga kerja guna menghasilkan calon-calon tenaga kerja yang mempunyai keahlian cukup dalam beberapa bidang kerja guna diterjunkan nantinya dalam mencari lapangan pekerjaan.

Untuk lebih jelasnya mengenai Dinas Nakertrans ini, akan dibahas pada sub bab berikut tentang sejarah pembentukan Departemen Tenaga kerja dan Transmigrasi.

2.1    Sejarah Departemen Tenaga Kerja

Sejak berdirinya Negara Republik Indonesia sampai sekarang, kementrian atau departemen yang diserahi tugas mengenai masalah ketenagakerjaan telah mengalami perubahan beberapa kali, baik pembentukan, penyesuaian maupun penggabungan. Perubahan tersebut disebabkan oleh perkembangan beban kerja yang harus ditangani oleh departemen tersebut.

Dalam periode perang kemerdekaan, pada masa kabinet pertama yaitu Kabinet Presidential , masalah perburuhan ditangani dan sekaligus berada dibawah Kementrian Sosial. Keadaan ini berlanjut sampai pada masa Kabinet Syahril III.

Dengan dikeluarkannya Maklumat Presiden nomor : 7 tahun 1947 yang diumumkan tanggal 3 Juli 1947 tentang susunan Kabinet Amir Syarifudin, maka ditetapkanlah Surastri K. Trimurti sebagai pejabat Kementerian Perburuhan dan Mr. Wilopo sebagai Menteri Muda Perburuhan, yang mana tugas pokok kementerian perburuhan merupakan pelimpahan  tugas kementrian sosial.

 Dan eksistensi kementerian perburuhan baru mulai berfungsi setelah adanya peraturan pemerintah nomor : 3 tahun 1947 yang dikeluarkan  pada tanggal 25 Juli 1947. Oleh karena itulah tanggal 25 Juli ditetapkan sebagai hari jadi Departemen Tenaga Kerja yang berdasarkan keputusan menteri Tenaga Kerja RI nomor : KEP-288/MEN/1992.

Pada masa Kabinet Hatta, kementerian perburuhan berubah menjadi kementerian perburuhan dan sosial, dan sebagai menterinya ditunjuk RH. Kusnan. Dalam periode Demokrasi Liberal yang dimulai pada masa pemerintah Republik Indonesia Serikat (RIS), kementerian perburuhan menjadi lebih lengkap karena mencakup struktur organisasi pusat sampai tingkat daerah dan resort dengan uraian tugas yang lebih jelas.

Dalam periode Demokrasi Terpimpin, dengan dikeluarkannya Dekrit Presiden 5 Juli 1959 telah membuka babak baru dalam ketata negaraan. Dalam periode ini kehidupan kenegaraan diwarnai oleh kehidupan politik yang terpusat dalam pola Nasionalis, Agama, Komunis {Nasakom).  Salah satu dampak dari pola ini adalah kuatnya pengaruh Partai Komunis Indonesia (PKI) dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi menteri perburuhan.

Dalam periode Orde Baru, terjadilah penertiban dan pembersihan seluruh organisasi pemerintahan yang dilakukan oleh pemerintah sendiri. Sejalan dengan itu maka terjadilah perubahan nama organisasi perburuhan menjadi Departemen Tenaga Kerja.

2.2        Sejarah Departemen Transmigrasi

Perpindahan penduduk khususnya dari  pulau Jawa, dalam sejarah telah dimulai pada awal abad XX, yaitu pada masa Pemerintahan Kolonial Belanda. Perpindahan penduduk dilaksanakan dengan tujuan mencari tenaga kerja yang murah guna dipekerjakan di perkebunan-perkebunan belanda yang berada di luar pulau Jawa.

Usaha perpindahan penduduk pada masa itu dikenal dengan nama Kolonialisasi, yaitu dengan menetapkan petani-petani dari pulau jawa ke desa-desa baru diluar pulau jawa. Penetapan ini dimulai pada tahun 1905 dengan memindahkan sebanyak 155 keluarga petani dari daerah Kedu menuju desa Gedongan yang berada dibawah Keresidenan Lampung.

Setelah Indonesia merdeka seluruh pegawai jawatan transmigrasi masuk kedalam Kementrian Sosial yang dalam programnya mendapat tugas penyelenggaraan transmigrasi, hal ini sesuai dengan keputusan presiden RI nomor : 18/PM/1950 tanggal 2 Oktober 1950.

Penyelenggaraan transmigrasi di Sumatera Barat dilaksanakan pada masa Kabinet Wilopo yang awal pengirimannya pada tahun 1953, yang berasal dari transmigrasi APPDT Jawa tengah sebanyak 83 KK (293 jiwa) menuju desa baru Kecamatan Bukit Pasaman Kabupaten Pasaman.

Untuk mengatur penyelenggaraan transmigrasi, maka dibentuklah Undang-Undang nomor 3 tahun 1972 tentang ketentuan-ketentuan pokok transmigrasi, dan dirubah lagi menjadi Undang-Undang nomor 15 tahun 1997 tentang perpindahan penduduk secara sukarela untuk meningkatkan kesejahteraan dan menetap di wilayah pengembangan transmigrasi tersebut.

2.3        Pembentukan Dinas Nakertrans

Menurut Peraturan daerah (Perda) Sumatera Barat nomor 5 tahun 2001, menimbang bahwa telah ditetapkannya undang-undang nomor 22 tahun 1999 tentang pemerintahan daerah dan peraturan pemerintah (pp) nomor 25 tahun 2000 tentang kewenangan pemerintah dan kewenangan propinsi sebagai daerah otonom, serta sebagai tindak lanjut dari peraturan pemerintah nomor 84 tahun 2000 tentang pedoman organisasi perangkat daerah, maka perlu diatur kembali organisasi dan tata kerja dinas daerah propinsi Sumatera Barat.

Oleh karena itu berdasarkan undang-undang nomor 22 tahun 2001, maka Dinas Tenaga kerja dan Dinas Transmigrasi dan PPH digabung menjadi satu, dengan nama Dinas Tenaga kerja dan Transmigrasi.

2.4        Struktur Organisasi

Seperti layaknya suatu lembaga atau badan pemerintahan, Dinas Nakertrans juga memiliki struktur organisasi yang jelas sama seperti lembaga-lembaga pemerintahan lainnya, dimana lembaga ini bertempat di Propinsi dan dikepalai oleh seorang Kepala Dinas.

Sedangkan untuk daerah Kabupaten dan Kotamadya hanya ada balai-balai latihan kerja dan balai latihan transmigrasi yang dipimpin oleh seorang kepala setingkat Kepala seksi (Kasi).

Untuk lebih jelasnya tentang struktur organisasi dari Dinas Nakertrans ini akan saya lampirkan bagan susunan organisasi Dinas Nakertrans Propinsi Sumbar pada halaman lampiran (Lampiran A).

Dan masing-masing bagian maupun seksi dari struktur organisasi Dinas Nakertrans Propinsi Sumbar tentulah mempunyai tugas-tugas tersendiri. Yang mana akan saya terangkan pada sub bab berikut.

 

2.5        Pembagian Tugas Dari Masing-Masing Bagian Yang Terkait

Sebagaimana yang telah dijelaskan diatas bahwa Dinas Nakertrans memiliki struktur organisasi yang jelas yang mana bagannya kami lampirkan pada halaman lampiran khusus. Dan untuk mengetahui tugas dari masing-masing bagian  tersebut, maka berikut ini akan dijelaskan tugas dari masing-masing bagian yang terkait pada Dinas Nakertrans, antara lain :

1.            Kepala Dinas

         Mempunyai tugas pokok :

         Mengatur,  mengawasi segala kegiatan yang dilakukan oleh seksi-seksi pada kantor dinas tenaga kerja transmigarasi

2.            Kepala Bagian Tata Usaha

Uraian kegiatan

a.       Memproses usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mutasi pegawai, pengangkatan dalam jabatan serta pengangkatan calon  pegawai negeri sipil.

b.      Mengurus kartu taspen, kartu pegawai (karpeg), dan kartu lain, serta mengurus dan menyimpan DP3 serta administrasi jabatan fungsional.

c.       Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh unit, mengarahkan surat-surat baik surat maupun surat keluar, serta memelihara dokumen (perpustakaan).

d.      Mengatur dan mengelola urusan yang meliputi tata usaha keuangan, perbendaharaan, verifikasi dan pembukuan serta pembayaran gaji pegawai.

3.            Kepala Sub Dinas Perancangan dan Program.

Uraian tugas:

a.       Membuat atau mengusulkan perancangan tentang tenaga kerja dan transmigrasi.

b.      Mengatur masalah transmigrasi perizinan dan iuran kerja

c.       Memberikan informasi tentang tenaga kerja dan transmigrasi baik yang yang ditargetkan maupun yang terealisasi.

d.      Bertanggungjawab memantau, mengevaluasi dan memberikan pelaporan tentang tenaga kerja dan dan transmigrasi kepada daerah dan pusat.

4.            Kepala Sub Dinas Hub. Industri  Pengawas Tenaga Kerja dan Purna Karya

Uraian tugas:

a.       Bertanggung jawab atas hubungan industrial dan penyelesaian perselisihan yang terjadi pada tenaga kerja dan transmigrasi.

b.      Memberikan penyuluhan dan penerapan tentang persyaratan untuk pekerja.

c.       Mengatur penerapan norma kerja, jaminan sosial dan purna karya bagi setiap pegawai pada dinas tenaga kerja dan transmigrasi.

d.      Mengurus masalah kesehatan, keselamatan kerja dan hiperkes bagi setiap pekerja.

5.            Kepala Sub Dinas Pelatihan dan Penetapan Tenaga Kerja.

Uraian tugas:

a.       Memberikan informasi mengenai pasar kerja dan penempatan tenaga kerja.

b.      Mengatur masalah tenaga kerja yang akan ditempatkan diluar negeri.

c.       Mencari serta teknologi tepat guna bagi para tenaga kerja.

d.      Memberikan pelatihan dan membuat sertifikat, standarisasi, pemagangan dan produktivitas tenaga kerja.

6.            Kepala Sub Dinas Penyiapan dan Penempatan Tenaga Kerja.

Uraian tugas :

a.       Menentukan siapa saja dan di daerah mana yang harus ditransmigrasikan

b.      Bertanggung jawab atas transmigrasi antar daerah.

c.       Memberikan sarana dan prasarana bagi transmigrasi yang belum menghasilkan.

d.      Menetapkan lahan yang akan dijadikan sebagai tempat untuk pelaksanaan transmigrasi.

7.            Kepala Sub Dinas Bina Usaha Tranmigrasi.

Uraian kegiatan:

a.       Memberikan pembinaan dan pengembangan usaha ekonomi para trasmigran.

b.      Memberikan penyuluhan sosial tentang adat istiadat yang berlaku pada daerah transmigarai tersebut agar dapat beradaptasi.

c.       Memberikan bimbingan dan penyuluhan kepada transmigran untuk meningkatkan taraf hidupnya.

d.      Mengusulkan penyediaan sarana umum seperti pasar dan lainya pada daerah transmigrasi.

 BAB IV

ANALISA DAN HASIL

4.1  Analisa Sistem Lama     

Sistem informasi pengolahan data pelatihan tenaga kerja mencakup dari pada data-data peserta pelatihan tenaga kerja yang ada di lingkungan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Propinsi Sumatera Barat. Sebagian daripada kantor pemerintahan cenderung hanya mengumpulkan data-data pada satu bagian saja. Padahal yangdibutuhkan adalah sebuah sistem yang dapat memberikan informasi kepada Kepala Dinas selaku pemimpin untuk dapat membantu dalam pengambilan keputusan dimana sebuah Balai Latihan Kerja tersebut dapat dipertahankan pada suatu daerah atau bahkan dapat ditutup karena kurang efisien dan efektifnya Balai Latihan Kerja tersebut.

Efektifitas dan informasi  ini sebagian besar tergantung pada feedback (umpan balik) dari Balai Latihan Kerja tersebut, sehingga Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Propinsi Sumatera Barat tersebut dapat menilai sejauh mana keberhasilan prestasinya sampai memperkirakan Balai Latihan Kerja tersebut dapat ditingkatkan. Prosedur pengolahan  data Pelatihan Tenaga Kerja tersebut ditangani langsung oleh Kepala Sub Bagian Umum.

           Untuk lebih jelasnya dalam menganalisa pengolahan data pelatihan tenaga kerja tersebut tersebut maka dapat digambarkan permasalahan dari sistem yang berjalan saat ini dengan memperhatikan aliran informasi pengolahan data pelatihan tenaga kerja pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Propinsi Sumatera Barat.

Aliran Sistem Informasi (ASI) Pengolahan Data Pelatihan Tenaga Kerja (Sistem Lama)

Gambar 4.1 : Aliran Sistem Informasi (ASI) Pengolahan Data Pelatihan

                        Tenaga Kerja (Sistem Lama)

 

Berikut ini dijelaskan prosedur kegiatan tersebut:

Balai Latihan Kerja memberikan formulir pendaftaran kepada peserta pelatihan sehingga peserta pelatihan melakukan proses pengisian formulir pendaftaran sehingga menghasilkan formulir pendaftaran yang diisi yang diberikan kembali kepada Balai Latihan Kerja sehingga dihasilkan Laporan Data
BLK dalam bentuk rangkap 2, rangkap ke-1 diarsipkan oleh BLK dan rangkap ke-2 dikirimkan ke Seksi Pelatihan Nakertrans Propinsi dan juga menghasilkan Sertifikat BLK dalam bentuk rangkap 2, rangkap ke-1 diarsipkan oleh BLK dan rangkap ke-2 diberikan kepada Peserta.

 Seksi Pelatihan Nakertrans Propinsi berdasarkan laporan data BLK melakukan proses data BLK sehingga menghasilkan Laporan Data BLK Propinsi dalam bentuk rangkap 3, rangkap ke-1 diarsipkan dan rangkap ke- 2 dan 3 diberikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha untuk dilakukan pengesahan laporan data BLK Propinsi sehingga menghasilkan laporan data BLK propinsi yang diberikan kepada Kepala Dinas sebagai pelaporan.

4.1.1        Input/Output Dokumen

Setelah diadakan penelitian didapatkan kelemahan-kelemahan  pada sistem yang lama yaitu pemberian informasi pada pengolahan data pegawai tidak jelas dan pemasukan data pada sistem kurang tepat. Dengan digunakannya Microsoft Excel maka pengolahan data dilakukan secara berulang-ulang dan memakan waktu yang sangat lama sehingga dapat memperlambat Kepala Dinas dalam pengambilan keputusan untuk melangkah ke masa yang akan datang.

Dimana Input-Output yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dalam pengolahan data peserta pelatihan kerja adalah sebagai berikut :

1.      Input

Dalam analisa input yang digunakan oleh BLK dimana dengan menggunakan formulir pendaftaran, dalam formulir pendaftaran ini BLK melakukan pelatihan yang berisikan tentang biodata peserta serta program pelatihan yang akan diikuti.

Mengenai bentuk dari pada data input yang digunakan oleh BLK dapat dilihat pada gambar 4.2 dibawah ini :

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

PROP. SUMATERA BARAT

BALAI LATIHAN KERJA

PENDAFTARAN CALON PESERTA LATIHAN

                Nomor Pendaftaran :

1.        Nama Lengkap                                                         :…………………………………………………….

2.        Tempat dan Tanggal Lahir                                       :…………………………………………………….

3.        Alamat Lengkap                                                        :…………………………………………………….

4.        Pendidikan Terakhir                                                  :…………………………………………………….

5.        Pendidikan Formal                                                    :…………………………………………………….

6.        Kursus-kusus Keterampilan yang diikuti                    :…………………………………………………….

7.        Status                                                                        :…………………………………………………….

8.        Kursus Keterampilan Kerja                                      

Jurusan Yang Dipilih                                                 :…………………………………………………….

9.        Persyaratan Pendaftaran

1.        Photo Copy KTP

2.        Photo Copy STTB / Ijazah Terakhir

3.        Photo Copy Kartu Kuning / AK.1 Depnaker

4.        Photo Copy Surat Berkelakuan Baik dari Lurah / Kep. Desa / Polisi

5.        Surat Keterangan Kesehatan dari Pemerintah

6.        Pas Photo Hitam Putih

7.        Tidak Bertato dan Tidak Bertindik (Khusus Pria)

10.     Catatan : Bagi calon peserta yang memilih jurusan dan menandatangani pendaftaran ini tidak boleh pindah ke jurusan lain

………………………………………

Yang Memohon

                                               

Gambar 4.2 :  Bentuk Formulir Pendaftaran

2.      Output

Output (keluaran) dari formulir pendaftaran yang dilakukan oleh BLK maka akan dibuatkan Laporan Data BLK yang akan dikirmkan ke Propinsi mengenai berapa jumlah peserta pelatihan, dimana bentuk output yang dikeluarkan dapat dilihat pada gambar 3.3 berikut ini :

 

BALAI LATIHAN KERJA

LAPORAN DATA BLK

Nama BLK    :

Daerah BLK :

No	Tingkat Pendidikan	Golongan Pokok Jabatan	Sektor	Jumlah
99 99	99 99	99 99	99 99	9999 9999

                                                                                                     …………….., 99-99-9999

Diketahui Oeh :                                                                             Pelaksana Latihan Kerja,

Kepala Balai Latihan Kerja

(                                      )                                                           (                                     )

 

 

Gambar 4.3 Bentuk Laporan Data BLK

4.1.2         Evaluasi Sistem Yang Ada

Pengolahan data peserta pelatihan yang dilakukan oleh BLK pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Propinsi Sumatera Barat dalam pembuatan laporan datanya masih menggunakan Microsoft Excel sebagai media pengolahan datanya sehingga masih bersifat manual walaupun dikerjakan dengan menggunakan komputer, sehingga kelemahan dari sistem manual yang ditemui dapat dilihat pada :

1.       Sulitnya dalam melaporkan pencarian data dan pengaksesan data

2.       Pekerjaan yang  sama dilakukan secara berulang-ulang

3.       Pembuatan laporan yang masih secara manual memerlukan banyak waktu, tenaga  sehingga pembuatan laporan tidak efesien

4.2  Desain Sistem Baru

Dalam menghadapi kendala-kendala yang ada dalam pembuatan laporan pengolahan peserta pelatihan pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Propinsi Sumatera Barat, maka disini penulis akan memberikan solusi dari pemecahan masalah yang ada dari Evaluasi sistem yang ada sehingga kendala-kendala yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Propinsi Sumatera Barat dapat diatasi sehingga akan terciptanya suatu pengolahan data yang efisien dan efektif yang pada akhirnya memudahkan bagi Kepala Dinas untuk pengambilan suatu keputusan.

Untuk itu diperlukan perancangan sistem baru untuk mendefenisikan kebutuhan fungsional. Persiapan untuk rancang bangun atau rekayasa, implementasi, menggambarkan bagaimana sistem  itu dibentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen-elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Sistem informasi yang diusulkan akan disajikan dalam bentuk rancangan fisik dan rancangan logika. Rancangan fisik akan digambarkan dengan menggunakan Aliran Sistem Informai (ASI) sedangkan rancangan logika akan digambarkan dengan mengunakan Data Flow Diagram (DFD). Rancangan fisik menunjukkan bagaimana sistem secara fisik akan diterapkan, sedangkan rancangan logika akan menunjukkan bagaimana secara logikal fungsi-fungsi sistem informasi akan bekerja. Dengan rancangan sistem yang baru dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic diharapkan sistem yang dipakai akan terlaksana secara lebih baik dan teliti.

4.2.1        Desain Sistem Secara Global

Rancangan sistem baru ini tidak jauh berbeda dengan sistem yang telah ada , hanya disini lebih menitik beratkan pada penampilan desain input yang lebih menarik dan mudah dimengerti,bisa dilakukan dikarenakan program Visual Basic sangat mendukung. Ini sangat bermanfaat untuk lebih menarik dan memudahkan dalam pengentrian data serta dalam perolehan laporan atau informasi dengan cepat.

Pada perancangan ini akan dijelaskan tentang sistem baru yang akan berguna bagi pemakai. Hasil perancangan didapat dari proses menganalisa, penguraian fungsi masing-masing bagian yang terkait dengan pengolahan peserta pelatihan.

Sebelum sistem ini dirancang secara mendetail, terlebih dahulu penulis akan menjelaskan rancangan sistem secara global.  Tujuan perancangan ini untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai sistem dan pembaca tentang penggunaan sistem baru. Rancangan global mengidentifikasikan komponen-komponen sistem yang akan dirancang.

Sistem baru yang dibuat diharapkan lebih baik dalam menunjang proses pengolahan data peserta pelatihan serta memperlancar pembuatan laporan agar lebih cepat dan akurat.

4.2.1.1  Aliran Sistem Informasi Baru

Aliran sistem informasi yang baru ini tidak jauh beda dari aliran sistem informasi yang sedang berjalan. Perbedaan antara aliran sistem informasi yang baru dengan aliran sistem informasi yang sedang berjalan adalah masalah penggunaan komputer lebih dioptimalkan dengan menggunakan sistem komputerisasi sehingga nantinya segala kendala-kendala yang dihadapi selama ini dapat ditutupi oleh sistem yang baru. 

Keunggulan dari sistem komputerisasi adalah dari kecepatan  pengolahan data, keakuratan data lebih terjamin, penyajian informasi lebih cepat, media penyimpanan tidak membutuhkan tempat yang besar sehingga efesiensi dan kecepatan kerja dapat tercapai. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada        gambar 3.4 :

Aliran Sistem Informasi (ASI) Pengolahan Data Pelatihan Tenaga Kerja (Sistem Baru)

Gambar 4.4 Aliran Sistem Informasi (ASI) Pengolahan Data Pelatihan Tenaga Kerja (Sistem Baru)

4.2.1.2  Data Flow Diagram

Data Flow Diagram merupakan peralatan perancangan yang digunakan untuk menjabarkan sistem secara logika, tanpa memperhatikan bentuk input ataupun output yang digunakan.

Sering suatu DFD didahului oleh sebuah Context Diagram ini. Kemudian diturunkan menjadi beberapa tingkatan lagi yang akan memperjelas proses sistem aliran data secara bertahap.

Secara Keseluruhan aliran data sistem informasi pengolahan data peserta pelatihan adalah sebagai berikut:

 

 

 

 

Gambar 4.5: Context Diagram                

Pada Context Diagram digambarkan proses pengolahan data pegawai secara global. Entity-entity yang terlibat adalah :

1.      Balai Latihan Kerja

Bagian ini memberikan Formulir Pendaftaran, Laporan Data BLK, Sertifikat BLK sehingga dilakukan proses pengolahan maka menghasilkan Formulir Pendaftaran yang diisi.

2.      Peserta

Bagian ini menerima formulir pendaftaran, sertifikat BLK sehingga dilakukan proses pengolahan maka menghasilkan formulir pendaftaran diisi.

3.      Seksi Pelatihan Nakertrans Propinsi

Bagian ini menerima Laporan data BLK sehingga diproses pengolahan menghasilkan laporan data peserta BLK, laporan data golongan pelatihan, laporan  data sektor, laporan BLK Propinsi.

4.      Ka. Bagian Tata Usaha

Bagian ini menerima laporan data peserta BLK, laporan data golongan pelatihan, laporan  data sektor, laporan BLK Propinsi sehingga diproses menghasilkan laporan yang sah.

5.      Kepala Dinas Nakertrans

Bagian ini menerima laporan BLK Propinsi sebagai pelaporan.

DFD Level 0

Berdasarkan Context Diagram yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya,maka dapat diuraikan proses-proses yang terjadi sebagai berikut:

Gambar 4.6  Data Flow Diagram Level 0

4.2.1.3  Entity Relationship Diagram ( ERD)

Entity Relationship Diagram menggambarkan bagaimana file yang satu mempunyai  kaitan dengan file yang lainnya,dimana file tersebut mempunyai hubungan, sehingga suatu saat file tersebut  saling membutuhkan. Pada gambar dapat dilihat hubungan file tersebut antara lain:

Entity Relationship Diagram (ERD)

     Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

Hubungan diantara entity yang ada dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.      Entity BLK dengan  entity Peserta

Mempunyai derajat hubungan One To Many yang berarti bahwa satu BLK mempunyai banyak peserta dan banyak peserta mempunyai satu BLK

2.      Entity Unit dengan entity Pelatihan

Mempunyai derajat hubungan One To Many yang berarti satu BLK memiliki banyak pelatihan dan banyak pelatihan dimiliki oleh satu BLK. 

3.      Entity Peserta dengan entity Pelatihan

Mempunyai derajat hubungan Many To Many yang berarti Banyak Peserta bisa memiliki Banyak Pelatihan dan Banyak Pelatihan bisa dimiliki oleh Banyak Peserta. 

4.2.2        Disain Terinci

Disain terinci merupakan lanjutan rancangan sebelumnya secara umum yang telah direncanakan.Dalam tahap rinci ini akan menggambarkan sistem secara rinci bagaimana dan seperti apa komponen-komponen utama  dari sistem informasi pengolahan data peserta latihan kerja yang ada. Langkah pertama yang dilakukan adalah merancang bentuk laporan yang dibutuhkan,selanjutnya akan dirancang bentuk  input berupa dokumen-dokumen yang digunakan di sistem informasi  beserta kode-kode input yang  yang dihasilkan untuk laporan. Kemudian merancang bentuk-bentuk tampilan yang diinginkan.

4.2.2.1  Desain  Output

Output merupakan hasil dari proses yang telah dilakukan dalam bentuk sebuah laporan. Laporan yang dihasilkan biasanya sesuai dengan kebutuhan informasi yang diinginkan. Pada rancangan sistem baru ini akan ditampilkan  layout yang dihasilkan oleh sistem baru  yang terdiri dari:

1.      Laporan Data BLK

Tabel 4.1

DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

PROPINSI SUMATERA BARAT

Laporan Data BLK

                            

No	Kode BLK	Nama BLK	Alamat BLK	Daerah	Nomor Telepon
99 99	X (4) X (4)	X (20) X (20)	X (25) X (25)	X (20) X (20)	X (12) X (12)

Padang, 99-99-9999

Seksi Pelatihan

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Sumatera Barat

(                 X (25)                   )

     Nip. 9 (9)

2.      Laporan Data Peserta BLK

Tabel 4.2

DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

PROPINSI SUMATERA BARAT

Laporan Data Peserta BLK

Bulan : 99-9999

Kode BLK      : X (4)

Daerah             : X (20)

No	Kode Peserta	Nama Peserta	Tanggal Lahir	Tempat Lahir	Jenis Kelamin	Alamat	Tamatan	Tanggal Masuk	Lama Pelatihan	Nama Golongan	Sektor
99 99	X (4) X (4)	X (20) X (20)	99-99-9999 99-99-9999	X (20) X (20)	X X	X (25) X (25)	X (10) X (10)	99-99-9999 99-99-9999	99 99	X (40) X (40)	X (20) X (20)

Padang, 99-99-9999

Seksi Pelatihan

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Sumatera Barat

(                 X (25)                   )

     Nip. 9 (9)

3.      Laporan Data Golongan Pelatihan

Tabel 4.3

DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

PROPINSI SUMATERA BARAT

Laporan Data Golongan

Bulan : 99-9999

Golongan Pelatihan                 : X (4)

Nama Golongan Pelatihan      : X (40)

No	Kode BLK	Nama BLK	Daerah	Sektor	Jumlah Peserta
99 99	X (4) X (4)	X (20) X (20)	99-99-9999 99-99-9999	X (20) X (20)	99 99
Jumlah					9999

Padang, 99-99-9999

Seksi Pelatihan

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Sumatera Barat

(                 X (25)                   )

     Nip. 9 (9)

4.      Laporan Data Sektor

Tabel 4.4

DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

PROPINSI SUMATERA BARAT

Laporan Data Sektor

Bulan : 99-9999

Sektor              : X (20)

No	Kode BLK	Nama BLK	Daerah	Golongan	Jumlah Peserta
99 99	X (4) X (4)	X (20) X (20)	X (20) X (20)	X (40) X (40)	99 99
Jumlah					9999

Padang, 99-99-9999

Seksi Pelatihan

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Sumatera Barat

(                 X (25)                   )

     Nip. 9 (9)

5.      Laporan Data Per Pendidikan Per BLK

Tabel 4.5

DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

PROPINSI SUMATERA BARAT

Laporan Jumlah Peserta Per Pendidikan Per BLK

Kode BLK      : X (4)

Nama BLK     : X (20)

Daerah             : X (20)

No	Kode Pendidikan	Nama Pendidikan	Golongan	Jumlah Peserta
99 99	X (4) X (4)	X (20) X (20)	X (40) X (40)	99 99
Jumlah				9999

Padang, 99-99-9999

Seksi Pelatihan

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Sumatera Barat

(                 X (25)                   )

     Nip. 9 (9)

6.      Laporan BLK Propinsi

Tabel 4.6

DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

PROPINSI SUMATERA BARAT

Laporan Data BLK Propinsi Sumatera Barat

Bulan : 99-9999

 

No	Kode BLK	Nama BLK	Daerah	Jumlah Peserta
99 99	X (4) X (4)	X (20) X (20)	99-99-9999 99-99-9999	99 99
Jumlah				9999

Padang, 99-99-9999

Seksi Pelatihan

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Sumatera Barat

(                 X (25)                   )

     Nip. 9 (9)

4.2.2.2  Disain Input

Tujuan dari disain input adalah menjamin pemasukan data yang dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai, agar tercapai kebenaran dan keakuratan data yang tinggi sehingga pemasukan data dapat seobjectif mungkin.

               Dalam pembuatan disain input ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan  dari output data, antara lain:

a.       Isi dari input hendaknya benar-benar yang diperlukan

b.      Mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan

c.       Mudah dimengerti dan mudah digunakan

d.      Kompetible dengan sistem yang lain. Hal ini sangat perlu diperhatikan  dalam mendisain input, karena sewaktu-waktu diperlukan laporan yang belum diprogramkan sehingga file dapat diakses atau digunakan secara langsung

e.       Biaya, dalam merancang input faktor biaya merupakan hal yang menentukan,semakin ringkas dan fleksibel inputnya  semakin ringan biayanya.

Desain input dalam pembuatan laporan pengolahan peserta BLK pada sistem baru adalah sebagai berikut:

1.      Layout Input Data BLK

Gambar 4.8 Disain Input Data BLK

2.      Layout Input Data Peserta

Gambar 4.9 Disain Input Data Peserta

3.      Layout Input Data Pelatihan

 

Gambar 4.10 Disain Input Data Pelatihan

4.2.2.3  Desain File

File digunakan sebagai tempat untuk menyimpan data  yang telah diinputkan,sehingga data yang tersimpan dalam file tersebut akan terkumpul menjadi suatu file yang akan memudahkan dalam pencarian dan pengambilan informasi.

1.      File BLK

Tabel 4.6 Disain File BLK

Database          : BLK_Prop.mdb

Tabel                : BLK

Field Kunci        : Kd_BLK

Organisasi         : Index

No Field	Nama Field	Type	Lebar	Keterangan
1	Kd_BLK	Text	4	Kode Balai Latihan Kerja
2	Nm_BLK	Text	20	Nama Balai Latihan Kerja
3	Alm_BLK	Text	25	Alamat Balai Latihan Kerja
4	Daerah	Text	20	Daerah Balai Latihan Kerja
5	No_Telp	Text	12	Nomor Telepon Balai Latihan Kerja

2.      Disain File Peserta

Tabel 4.7 Disain File Peserta

Database          : BLK_Prop.mdb

Tabel                : Peserta

Field Kunci        : Kd_P

Organisasi         : Index

No Field	Nama Field	Type	Lebar	Keterangan
1	Kd_P	Text	4	Kode Peserta
2	Nm_P	Text	20	Nama Peserta
3	Tgl_Lhr	Date	8	Tanggal Lahir
4	Tmp_Lahir	Text	20	Tempat Lahir
5	Jns_Kel	Text	1	Jenis Kelamin
6	Alamat	Text	25	Alamat Peserta
7	Kd_pend	Text	2	Pendidikan Terakhir

3.      Disain File Pelatihan

Tabel 4.7 Disain File Pelatihan

Database          : BLK_Prop.mdb

Tabel                : Pelatihan

Field Kunci        : Gol+Kd_P+Kd_BLK    

Organisasi         : Index

No Field	Nama Field	Type	Lebar	Keterangan
1	Gol	Text	4	Golongan Pelatihan
2	Kd_P	Text	4	Kode Peserta
3	Kd_BLK	Text	4	Kode Balai Latihan Kerja
4	Nm_Gol	Text	40	Nama Golongan
5	Tgl_Masuk	Date	8	Tanggal Masuk
6	Lama_P	Integer	2	Lama Pelatihan
7	Nm_Sektor	Text	20	Nama Sektor

4.2.2.4  Struktur Program

Struktur program berfungsi untuk memperlihatkan jenjang atau hirarki dari program yang akan dikembangkan. Dengan demikian dapat dijabarkan urutan kerja dari tiap program. Adapun bentuk struktur program dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 4.11 Struktur Program